Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Baru di PT Phincon: Pengalaman Magang

Oleh: Jessica Ayumi Tri Putri Aurelie (2301934700) dan Luthfi Nisrina Hamidah (2301945572)

Posisi kami selama melakukan internship di PT PhinCon yaitu sebagai Recruiter Intern. Kami berperan untuk melaksanakan rangkaian end-to-end recruitment. Mulai dari melakukan job posting pada platform digital lowongan kerja seperti LinkedIn, Jobstreet, Kalibrr, Glints dan lainnya. Kami melakukan screening CV berdasarkan lamaran yang masuk pada akun job portal dan melakukan shortlist untuk kandidat yang kami rasa sesuai dengan kualifikasi yang tercantum pada form manpower request. Setelah berhasil mendapatkan CV yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan, kami melanjutkannya ke proses General Interview. Pada proses General Interview ini kami bertugas untuk melakukan approaching kepada calon karyawan dengan menghubunginya melalui telepon, Zoom Meeting, ataupun Google Meet. Kami mengajukan beberapa pertanyaan kepada calon karyawan yang ditujukan untuk mengetahui informasi-informasi dasar mengenai calon karyawan sekaligus melakukan pengecekan terhadap data-data yang terlampir dari CV calon karyawan tersebut.

Dalam General Interview kami selaku Recruiter juga dapat mengetahui bagaimana motivasi serta antusiasme calon karyawan dalam mendapatkan pekerjaan dan gambaran performa yang akan diberikan calon karyawan terhadap perusahaan nantinya. Tentunya hal tersebut dapat menjadi penilaian tambahan serta notes yang akan kami catat untuk nantinya menjadi bahan pertimbangan saat diskusi dengan user. Setelah menjalankan General Interview dan mengetahui informasi terkait kandidat maka peran selanjutnya yakni menjadwalkan calon karyawan untuk mengikuti Tes Psikotes berdasarkan sesi yang telah disediakan oleh perusahaan. Setiap hari Senin hingga Kamis, untuk Psikotes terdiri dari 3 sesi. Sedangkan di hari Jumat, untuk Psikotes hanya terdapat 2 sesi. Setiap calon karyawan bisa memilih untuk mengikuti psikotes pada hari dan sesi yang tersedia.

Peran kami selanjutnya yakni untuk memastikan calon karyawan melampirkan data-data pelengkap yang dibutuhkan oleh perusahaan dan mengisi Application Form yang disediakan oleh perusahaan. Jika sudah, maka kami akan melanjutkannya untuk ke tahap Technical Test. Dimana kami akan bertugas untuk memandu calon karyawan dalam pelaksanaan tes tersebut. Namun, tidak semua posisi pekerjaan yang mengharuskan calon karyawan untuk melakukan Technical Test. Selain Technical Test ada beberapa posisi juga yang diharuskan untuk melakukan pengerjaan Mini Project, sehingga kami akan bertugas untuk mengirimkan Mini Project tersebut melalui email dan memastikan kandidat mengerjakannya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Setelah semua dokumen dan rangkaian tersebut telah diselesaikan oleh calon karyawan, maka kami selaku Recruiter mengirimkan CV calon karyawan kepada user untuk direview apakah kandidat tersebut lolos atau tidak untuk melakukan Interview User. Jika calon kandidat berhasil lolos review user maka kami selaku Recruiter menjadwalkan sesi interview user yang nantinya dilaksanakan secara offline ataupun online via Google Meeting. Kami akan mengikuti proses interview tersebut dari awal hingga akhir dan melakukan observasi terkait perilaku calon kandidat selama interview dan bagaimana calon karyawan tersebut menjelaskan setiap pertanyaan yang diajukan. Pada akhir sesi interview user, kami selaku recruiter nantinya akan melakukan diskusi dengan user untuk menentukan apakah kandidat tersebut Recommended atau Not Recommend. Setelah itu, kami akan membuat Report Interview yang mana hal itu akan menjadi salah satu dokumen pelengkap yang harus dilampirkan ketika proses Offering berlangsung.

  • Kegiatan yang Dilakukan sesuai learning plan

Kegiatan yang kami lakukan setiap harinya mulai Senin hingga Jumat selama proses internship di PT PhinCon pada pukul 08.00 sampai dengan 17.00 berdasarkan learning plan yang telah ditetapkan yaitu meliputi beberapa kegiatan diantaranya yaitu:

  1. Screening and filtering applicant’s CV and handling interview schedule of shortlisted candidates

Kami melakukan Screening dan filtering CV kandidat yang melakukan apply pekerjaan di platform yang telah disediakan sesuai dengan stack yang diperlukan oleh perusahaan. Selain itu, kami juga meng-handle general interview kepada calon karyawan yang CV-nya telah lolos tahapan screening untuk diberikan beberapa pertanyaan terkait informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, kemudian kami menjadwalkan calon karyawan untuk mengikuti rangkaian tes psikotes yang nantinya hasil tersebut menentukan apakah kandidat dapat lolos ketahap selanjutnya atau tidak.

  1. Ensure new employee sent complete document for company reference

Kami melakukan pengiriman Application Form yang dikirimkan setelah melakukan general interview, kami selaku recruiter harus memastikan kandidat mengisi semua rangkaian pertanyaan yang ada pada form tersebut secara lengkap dan memastikan kandidat melampirkan beberapa dokumen pelengkap diantaranya yakni ID Identity Card (KTP), Updated CV, Last Certificate & Transcript (Ijazah dan Transkrip Nilai), Latest PaySlip (Slip Gaji Terakhir). Dokumen tersebut akan digunakan pihak HRD untuk direview dan menjadikan dokumen tersebut sebagai penunjang pada saat proses offering jika kandidat tersebut lolos semua rangkaian recruitment. Tidak hanya itu, dalam beberapa posisi juga ada yang mengharuskan kandidatnya mengerjakan Technical Test dan Mini Project. Dan kami sebagai recruiter harus memastikan kandidat mengerjakan semua rangkaian test dan project dan mengumpulkan kembali sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan oleh pihak perusahaan.

  1. Conduct Psychological Test 

Kami melakukan penjadwalan dan conducting psychological test kepada kandidat sesuai dengan sesi yang tersedia di Phintraco Group dengan estimasi pengerjaan selama 60 sampai 90 menit. Namun, jika kandidat tidak bisa menghadiri psychological test diantara sesi yang telah ditentukan maka kami akan menjadwalkannya untuk psychological test secara manual. Psychological test ini dilakukan via Google Meet untuk pemberian arahan terkait dengan pengerjaan soalnya. Namun, untuk pengerjaan soal-soalnya sendiri dilakukan melalui link website yang dikirimkan beberapa menit sebelum sesi psychological test dimulai. Hasil psychological test terbagi menjadi 3 kategori, disarankan, dipertimbangkan, dan juga tidak disarankan.

  • Project Luthfi Nisrina Hamidah

Selama kurang lebih hampir 6 bulan kami menjalankan program magang sebagai recruiter intern di PT PhinCon ini tentunya banyak ilmu baru yang kami dapatkan. Terjadi peningkatan Kompetensi Teknis yang ada yakni Ability to use psychological perspective in analyzing an issue based on psychological theories/principles and findings in industry kompetensi ini berkaitan dengan kemampuan penulis dalam memanfaatkan dan menerapkan perspektif psikologi dalam menganalisa sebuah masalah berdasarkan teori psikologi yang telah penulis pelajari dan temukan kembali di dunia industri. Peningkatan yang terjadi berdasarkan kompetensi tersebut adalah penulis dapat menerapkan perspektif psikologi dalam menganalisa sebuah masalah yang terjadi saat penulis bekerja, contohnya saat penulis melakukan interview kepada calon kandidat maka secara tidak langsung penulis juga melakukan observasi terhadap perilaku yang ditunjukan oleh kandidat dalam menjawab pertanyaan yang penulis berikan. Observasi ini dapat terlihat motivasi kandidat dalam mengisi posisi yang diinginkan dan gambaran mengenai berkontribusi calon kandidat terhadap perusahaan. Latar belakang penulis sebagai mahasiswa psikologi dengan penjurusan Psikologi Industri dan Organisasi (PIO) tentunya mampu menerapkan teori-teori yang telah dipelajari selama perkuliahan terutama mengenai motivasi karyawan yang berhubungan dengan kinerja karyawan tersebut. Berdasarkan kompetensi teknis ini menunjukan adanya keterlibatan ilmu psikologi yang telah penulis pelajari dalam membantu memberikan penilaian terhadap calon kandidat yang akan bekerja di perusahaan. Diketahui bahwa penulis mengalami peningkatan dan pengembangan dalam menganalisa dan berpikir mengenai sebuah persoalan yang tentunya didasari atas aspek psikologi.

Selanjutnya kompetensi teknis Ability to use methodological approach in finding solution to an issue in industry kompetensi ini berkaitan dengan kemampuan penulis dalam menggunakan pendekatan metodologis untuk menemukan solusi untuk masalah di industri. Penulis mampu menemukan solusi dari permasalahan yang dihadapi selama mengerjakan pekerjaan sebagai recruiter. Kompetensi selanjutnya yakni Ability to upskill or reskill to meet industry market needs kompetensi ini berkaitan dengan kemampuan penulis dalam meningkatkan serta melatih diri untuk dapat memenuhi kebutuhan pasar industri. Tentunya hal ini berkaitan dengan peningkatan soft skill serta hard skill dari penulis serta ​​memahami bagaimana requirements yang dibutuhkan oleh perusahaan terhadap karyawan yang dicari.  Kompetensi Ability to utilize software that aids psychological practice in industry dalam kompetensi ini penulis mampu menggunakan LinkedIn, Jobstreet, Kalibrr dalam mencari kandidat, tentunya pada awalnya program magang ini penulis tidak memahami dalam cara penggunaan platform tersebut namun penulis terus berlatih sehingga dapat memanfaatkannya dan merasakan hal tersebut membantu dalam praktik psikologi terutama di bidang industri.

Mengenai kompetensi Ability to use effective oral and written communication skills as one of foundations in Professional Psychology, penulis berperan sebagai seorang Recruiter yang setiap hari dihadapi dengan situasi yang mengharuskan penulis menjalankan komunikasi dengan individu baru yang merupakan calon karyawan. Tentunya dalam kompetensi ini penulis diharuskan mampu melakukan komunikasi dengan baik, dimana komunikasi tersebut termasuk dalam lisan yang contohnya melakukan General Interview ataupun Interview User dan tulisan contohnya mengirimkan text berupa email ataupun chat

Kompetensi yang terakhir yakni Ability to build on student’s knowledge and new competences due to new job trend in industry dalam kompetensi teknis ini penulis merasakan bahwa terdapat peningkatan dimana selama penulis menjalankan magang tentunya banyak pengalaman serta ilmu baru yang dirasakan, diantaranya penulis dapat mengetahui bagaimana alur sebuah perusahaan dalam mencari karyawan baru sampai dengan meloloskan karyawan tersebut dan mempekerjakannya. Sehingga kompetensi ini mendorong penulis untuk memiliki value lebih dalam mempersiapkan diri untuk menghadapi dunia pekerjaan yang sesungguhnya setelah lulus dari universitas.

Tidak hanya peningkatan dari segi Kompetensi Teknis namun ada beberapa soft skill yang terasah dari adanya program magang ini, penulis merasakan bahwa adanya Adaptability yang berkaitan dengan kapabilitas penulis untuk menyesuaikan diri dengan berbagai situasi dan kondisi lingkungan baru yang selalu berubah, berdasarkan aktivitas yang dijalani penulis merasakan adanya peningkatan dalam soft skill ini yakni penulis telah mampu melakukan penyesuaian dari lingkungan perkuliahan menjadi lingkungan kerja yang tentunya memiliki perbedaan didalamnya dan penulis mampu mengikuti dan menyesuaikan diri dari segala perubahan yang terjadi dalam dunia kerja. Soft skill yang selanjutnya adalah Critical and Creative Thinking yang berkaitan dengan kapabilitas penulis dalam menciptakan dan juga menganalisa berbagai macam informasi, menggambarkan ide serta konsep, dan menuangkan preferensi yang nantinya akan berguna bagi penulis dalam bertindak serta menerapkan knowledge yang dimiliki untuk memecahkan masalah berdasarkan pemikiran yang kritis dan kreatif, berdasarkan aktivitas yang dijalani penulis merasakan adanya peningkatan dalam soft skill ini berdasarkan adanya kemajuan dalam cara berpikir dan pengambilan keputusan, dimana pekerjaan sebagai recruiter yang memiliki tugas mencari kandidat sesuai dengan request perusahaan membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif sehingga membantu penulis dalam mendapatkan sebuah sudut pandang yang berbeda dari sebuah masalah terutama yang berkaitan dengan end-to-end recruitment process. Soft skill yang ketiga adalah Growth Mindset yang berkaitan dengan kapabilitas penulis dalam memiliki pemikiran yang berkembang mengikuti dengan kebutuhan perkembangan zaman yang positif serta kemampuan penulis dalam memiliki keterbukaan terhadap segala bentuk informasi ataupun masukan baru. Sehingga dalam penyelesaian pekerjaan penulis mampu menunjang pekerjaan tersebut berdasarkan pemikiran diri sendiri yang sejalan dengan visi dan misi PT PhinCon.

Soft skills yang keempat adalah Initiative yaitu kapabilitas penulis dalam memiliki awareness yang berkaitan dengan suatu pekerjaan yang dimulai berdasarkan niat diri sendiri disertai dengan keaktifan yang diberikan, berdasarkan aktivitas yang dijalani penulis merasakan adanya peningkatan dalam soft skill ini dimana penulis merasa bahwa di dunia pekerjaan pastinya memiliki perbedaan dengan dunia perkuliahan. Program magang membuat penulis memiliki motivasi yang tinggi terutama dalam melakukan pekerjaan yang dijalani dan menyelesaikannya sesuai dengan target yang telah ditentukan. Soft skills yang kelima Collaboration yaitu kapabilitas penulis dalam melihat sudut pandang yang berbeda berdasarkan perbedaan yang ada dalam anggota tim atau karyawan. Penulis mampu menciptakan segala kemungkinan untuk berkolaborasi dalam satu visi dan tujuan yang sama yang dimana penulis berhasil melakukan kerja sama dalam bentuk pekerjaan terutama di bagian Resource Management yang anggotanya lebih dari sepuluh orang dengan tujuan dengan goals yang sama.

 

  • Project Jessica Ayumi Tri Putri Aurelie

Selama penulis melaksanakan internship di Phintraco Group (PT PhinCon) sebagai seorang recruiter, penulis bertugas untuk handling end-to-end recruitment seluruh perusahaan yang ada di bawah naungan Phintraco Group. Tugas yang penulis lakukan diantaranya yaitu:

  1. Membuat job posting. Penulis mempublikasikan informasi pekerjaan sesuai dengan yang ada pada manpower request guna mendapatkan pelamar kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Job posting sendiri dilakukan pada beberapa platform job portal seperti LinkedIn, JobStreet, Kalibrr, Glints, dan bahkan akun social media pribadi penulis salah satunya yaitu Instagram.
  2. Melakukan screening Curriculum Vitae (CV). Penulis melakukan screening CV pada lamaran yang telah diterima. Pada proses ini, penulis melihat informasi-informasi yang tertera pada CV dan mencocokannya dengan kebutuhan perusahaan. Jika CV tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka penulis menyimpan CV tersebut kedalam kategori shortlisted. Namun, jika CV tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka penulis memasukkan CV tersebut kedalam kategori not suitable.
  3. Melakukan interview. Penulis melakukan approaching dan arranging kandidat untuk pelaksanaan interview. Proses interview ini dilakukan melalui call, Google Meet, Zoom meeting, ataupun dilakukan secara offline. Pada proses ini, penulis mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang perlu diketahui untuk mendapatkan informasi yang penulis butuhkan. Beberapa diantaranya yaitu informasi terkait dengan experience, skill, alasan resign dan mencari opportunity baru, last salary atau current salary, expected salary, join date, dan lainnya.
  4. Mengirimkan application form. Penulis mengirimkan application form kepada kandidat yang telah lolos interview untuk dijadikan sebagai dokumen pelengkap calon karyawan di Phintraco Group.
  5. Melakukan arrange and conduct psychological test. Penulis menjadwalkan kandidat yang telah lolos interview untuk dilanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu psychological test. Psychological test sendiri terdiri dari beberapa sesi, setiap hari Senin hingga Kamis terdiri dari 3 sesi di jam 09.00, 10.45, dan juga 14.00. Sedangkan di hari Jumat, untuk psychological test hanya terdapat 2 sesi di jam 09.00 dan 14.00. Jika kandidat tidak bisa mengikuti psychological test diantara sesi tersebut, maka penulis akan melakukan conducting psychological test secara manual. Untuk hasil psychological test sendiri terbagi menjadi 3 yaitu, disarankan, dipertimbangkan, dan tidak disarankan.
  6. Menyerahkan dokumen-dokumen kandidat seperti CV, application form, form interview, dan hasil psychological test untuk nantinya direview oleh user.
  7. Arrange and conducting technical test. Namun, technical test sendiri hanya dilakukan untuk beberapa posisi saja.
  8. Jika tidak ada technical test, maka penulis menjadwalkan kandidat untuk pelaksanaan interview user. Jika kandidat lolos interview user, maka selanjutnya penulis menjadwalkan kandidat untuk interview director. Namun, untuk interview director sendiri hanya dilakukan untuk posisi tertentu saja.
  9. Setelah lolos, penulis melanjutkan proses recruitment ke tahap selanjutnya yaitu offering letter. Pada proses ini penulis meminta foto ktp, slip gaji, dan juga kontak serta email hrd atau atasan di perusahaan saat ini atau perusahaan terakhir bekerja. Dokumen-dokumen tersebut tentunya dibutuhkan untuk melakukan background checking serta pengajuan untuk ke tahap offering letter.
  10. Setelah kandidat accept offering. Penulis akan meminta dokumen-dokumen kelengkapan sebagai karyawan baru diantaranya yaitu CV, surat lamaran, ijazah terakhir, transkrip nilai, KTP, foto warna 3×4, surat refrensi kerja/paklaring, NPWP, KK, nomor rekening BCA (screenshoot QR code), BPJS kesehatan & Tenagakerjaan (jika ada), dan juga akta nikah serta akta lahir anak (jika sudah menikah).

Dalam seluruh kegiatan yang penulis lakukan, tentunya banyak sekali ilmu baru yang penulis dapatkan. Ilmu tersebut membuat adanya peningkatan pada technical competencies dan soft skills yang dimiliki oleh penulis. Technical competencies yang penulis dapatkan beberapa diantaranya yaitu, Ability to use psychological perspective in analyzing an issue based on psychological theories/principles and findings in industry dan juga Ability to use effective oral and written communication skills as one of foundations in Professional Psychology. Penulis menggunakan perspektif psikologi dalam menganalisis dan mengobservasi kandidat pada saat proses interview berdasarkan teori/prinsip psikologi serta temuan yang ada di industri. Selain itu, penulis juga dapat menggunakan keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang efektif sebagai salah satu dasar dalam Psikologi Profesional. Dalam hal ini, penulis bertumpu pada pembelajaran yang ada pada materi Metode Observasi dan Wawancara. Fadhallah, R.A (2020) mengatakan bahwa wawancara merupakan salah satu teknik utama yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data. Wawancara atau interview sendiri tentunya memerlukan keahlian berbicara secara efektif. Hal tersebut dilakukan supaya proses interview dapat berjalan dengan baik dan dapat memotivasi interviewee (kandidat) untuk memberikan informasi yang dibutuhkan seperti kelebihan serta kekurangannya. Dengan begitu, penulis bisa mendapatkan informasi atau mengumpulkan data dari interviewee.

Soft skills memiliki peranan yang sangat besar dalam mendukung keberhasilan pekerjaan penulis. Pertama yaitu applied management skills, suatu kemampuan yang positif guna membangun komunikasi yang efektif dan menunjukkan performance kerja yang baik dengan mengorganisir, memimpin, dan mengelola pekerjaan terstruktur dan sistematis. Hal ini tentunya sangat dibutuhkan oleh penulis mengingat peran penulis sebagai seorang recruiter yang selalu bersinggungan langsung dengan user di setiap divisi dan juga kandidat yang sedang melamar pekerjaan di Phintraco Group. Dengan begitu, penulis harus dapat membiasakan diri untuk terus mengasah kemampuan berkomunikasi supaya dapat menggunakan komunikasi yang efektif.

Kedua yaitu critical & creative thinking, suatu kemampuan untuk dapat berpikir secara kritis dan kreatif guna menghasilkan, mengevaluasi, dan menganalisis pengetahuan dan keterampilan seseorang yang berguna untuk memecahkan suatu permasalahan yang sedang dihadapi. Sebagai seorang recruiter, penulis juga diharuskan untuk terus meningkatkan kemampuannya dalam berpikir kritis dan kreatif. Hal ini tentunya sangatlah berguna karena penulis diharuskan untuk dapat mengevaluasi dan menganalisis keterampilan yang dimiliki oleh setiap kandidat yang diinterview. Dengan begitu, penulis dapat mengetahui kemampuan dan kekurangan yang dimiliki kandidat dengan pertanyaan-pertanyaan yang ajukan secara lengkap dan terperinci.

Ketiga yaitu growth mindset, suatu bentuk cara berpikir seseorang akan kualitas atau bakat yang dimilikinya untuk dapat berkembang melalui upaya, strategi, dan bantuan dari orang lain. Dalam hal ini, penulis terus berusaha untuk dapat meningkatkan kemampuan yang dimiliki dengan mencari informasi-informasi terkait dengan end-to-end recruitment melalui internet dan juga menanyakannya kepada site supervisor dan para mentor yang ada di Phintraco Group. Soft skill yang keempat yaitu initiative, suatu bentuk ide seseorang yang muncul dari dalam diri sendiri untuk dapat memulai suatu tindakan proaktif dan ketekunan tanpa harus mengunggu perintah untuk menyelesaikan pekerjaan atau mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai. Mengingat banyaknya manpower requirement yang diajukan untuk new employee di seluruh PT yang ada di bawah naungan Phintraco Group seperti PT Phintraco Technology, PT Aplikas Servis Sarana, PT Natha Jaya Makmur, PT Mitracomm Ekasarana Business Process Services, PT Mitracomm Ekasarana Channel Solution, dan lainnya. Penulis dituntut untuk dapat mengembangkan cara berpikir yang penulis miliki dengan meningkatkan inisiatif agar HR Recruitment dapat memenuhi permintaan karyawan baru guna memenuhi manpower requirement.

 

  • Penuntasan Tugas dan Penanganan Masalah Luthfi Nisrina Hamidah

Dalam menyelesaikan pekerjaan sebagai Recruiter Intern di PT PhinCon selama kurang lebih 6 bulan ini tentunya banyak pengalaman serta pembelajaran baru yang penulis dapatkan, hal tersebut berkaitan dengan soft skills serta kompetensi teknis yang ada. Sebagai Recruiter tentunya memiliki peranan yang cukup penting dalam sebuah perusahaan yang dimana tugas utamanya adalah mencari kandidat yang sesuai atau dikatakan qualified untuk mengisi sebuah posisi yang dibutuhkan. Dengan begitu tentunya hal tersebut dapat menjadi tantangan tersendiri bagi penulis dalam mendapatkan seorang kandidat untuk mengisi sebuah posisi di PT PhinCon, tentunya mencari seseorang untuk mengisi sebuah posisi dalam perusahaan bukanlah hal yang mudah terlebih tentunya ada requirements yang telah ditetapkan oleh perusahaan untuk tiap-tiap posisi dan sebagai recruiter penulis harus dapat melakukan screening CV dari berbagai macam posisi jabatan.

Selama menjalankan magang, masalah yang penulis hadapi tentunya pada awalnya yakni terdapat kesulitan untuk beradaptasi dengan lingkungan baru serta pekerjaan yang harus penulis kerjakan karena tentunya dunia perkuliahan jauh berbeda dengan dunia kerja dan dalam hal ini penulis harus menjalankan hal yang diluar dari zona nyaman penulis. Terlebih lagi PT PhinCon ini merupakan perusahaan yang bergerak dibidang IT consulting yang sangat jauh berbeda dengan background penulis yakni Psikologi. Banyak istilah IT yang awalnya terasa sulit dipahami dan asing bagi penulis yang memiliki latar belakang mahasiswa psikologi, tentunya hal tersebut menjadi kendala bagi penulis. Selain itu masalah yang penulis alami saat menjalankan kegiatan magang ini adalah ketika jumlah individu yang melamar pekerjaan di perusahaan tidak sebanyak jumlah yang dibutuhkan atau dengan kata lain sulit untuk mendapatkan kandidat yang pas, contohnya saat perusahaan membuka lowongan untuk posisi X di sebuah platform yang disediakan namun hanya ada beberapa orang yang melamar pekerjaan tersebut dan kebanyakan tidak sesuai dengan requirements yang dibutuhkan. Tentunya hal tersebut menjadi sebuah masalah yang perlu ditangani.

Menurut penulis, berdasarkan masalah yang penulis alami tersebut tentunya memiliki beberapa faktor yang mempengaruhi mengapa hal tersebut dapat terjadi diantaranya adalah yang pertama karena kurangnya awareness dalam diri penulis untuk mempelajari dan mengenali lingkungan kerja penulis, selain itu di awal masa internship penulis belum mengetahui bagaimana menjalankan pekerjaan secara struktural dan terpadu berdasarkan skala prioritas, dan untuk masalah kedua yakni sulitnya mendapat kandidat yang pas menurut penulis terjadi karena kuatnya talent war yang terjadi pada job market saat ini. Terlebih lagi PT PhinCon merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa IT Consulting, dimana tentunya membutuhkan banyak sumber daya manusia yang memiliki background pendidikan dibidang IT.

Berdasarkan hal tersebut, penanganan masalah atau solusi yang penulis lakukan adalah yang pertama yakni dengan membangun kemampuan adaptability yang tinggi. Dimana kemampuan adaptability ini berkaitan dengan bagaimana kemampuan individu dalam menyesuaikan diri dari adanya kondisi ataupun perubahan yang terjadi di lingkungan sekitar. Dalam permasalahan ini tentunya penulis diharuskan mampu untuk bertanggung jawab serta merespon segala bentuk perubahan yang terjadi terutama dalam dunia kerja. Menurut Denison (1995, dalam Helmy 2014) menjelaskan bahwa adaptasi merupakan sebuah kemampuan individu dalam menerima serta menganalisa bagaimana tantangan dari lingkungan eksternal yang akan berpengaruh kepada keberlangsungan hidup atau goals dari individu itu sendiri.

Selain itu dalam permasalahan ini solusi yang penulis lakukan juga dengan meningkatkan rasa inisiatif dalam diri penulis, dimana tentunya adaptasi ini bisa terbentuk dari adanya sebuah motivasi dalam diri yang nantinya akan mendorong kinerja dan performa penulis dalam bekerja. Dalam hal ini penulis membuat to do list berdasarkan skala prioritas penulis dalam menyelesaikan pekerjaan, selain itu dalam memahami bahasa IT yang tentunya asing penulis mengajukan pertanyaan kepada mentor atau atasan penulis saat bekerja. Dengan begitu seiring dengan berjalannya waktu penulis menjadi paham mengenai Bahasa IT yang sebelumnya tidak penulis mengerti, selain itu ketika melakukan interview bersama User penulis juga membuat catatan atau notes mengenai pengetahuan baru yang sebelumnya tidak penulis ketahui seperti bahasa pemrograman, ataupun ilmu baru lainnya yang dibagikan langsung oleh user.

Untuk solusi mengenai pencarian kandidat yang pas menurut penulis diperlukan adanya strategi dalam Employer Branding yang tinggi untuk memikat kandidat yang memiliki kualitas tinggi. Employer Branding sendiri merupakan sebuah bentuk usaha yang dilakukan untuk menumbuhkan atau membangun citra atau branding perusahaan agar jauh lebih baik (Erlinda, 2020). Dengan membangun Employer Branding di PT PhinCon tentunya ini bisa menjadi solusi yang akan menarik minat kandidat dalam melamar pekerjaan, selain itu penulis juga memanfaatkan tools lain yakni melakukan job posting pada akun pribadi LinkedIn agar mendapatkan kemungkinan kandidat yang ada pada platform tersebut dan penulis juga melakukan approaching pada kandidat yang memiliki talenta berdasarkan experience yang dituliskan pada profil LinkedIn tersebut. Hal ini tentunya akan menambah jumlah jobseekers dan memperbesar kemungkinan untuk mendapatkan calon kandidat yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

 

  • Penuntasan Tugas dan Penanganan Masalah Jessica Ayumi Tri Putri Aurelie

Selama melaksanakan internship di PT PhinCon sebagai seorang recruiter, tentunya ada saja tantangan yang saya alami. Tantangan yang pertama yaitu dalam beradaptasi di lingkungan industri. Mengingat penulis berasal dari peminatan Community Psychology yang membuat penulis tidak terlalu memahami secara mendalam terkait dengan teori-teori yang ada pada Industrial and Organizational Psychology. Oleh sebab itu, penulis perlu beradaptasi dan mempelajari kembali terkait dengan materi-materi Industrial and Organizational Psychology yang telah diajarkan pada semester 3.

Tantangan kedua yaitu terkait dengan flow pekerjaan khususnya pada proses end-to-end recruitment. Sebagai recruiter, tentunya tugas utama penulis yaitu untuk searching candidate dan juga handing interview. Hal tersebut tentunya merupakan pengalaman baru bagi penulis. Oleh sebab itu, penulis mengatasi permasalah tersebut dengan mencari tahu proses end-to-end recruitment dan juga menanyakannya kepada para mentor yang ada di Phintraco Group. Penulis juga mempelajari kembali materi Methods of Observation and Interview guna mengingat kembali jenis-jenis observasi dan wawancara serta tata caranya. Penulis juga mengalami kendala pada saat searching candidate. Hal ini dikarenakan penulis sedikit kesulitan untuk mendapatkan kandiat yang sesuai dengan permintaan perusahaan. Oleh sebab itu, terkadang penulis akan melakukan hijack kandidat untuk menawarkan posisi yang sedang dibutuhkan kepada seseorang yang penulis rasa potensial dan cocok untuk posisi tersebut. Selain itu, penulis juga mengalami tantangan pada saat awal melakukan interview. Hal ini dikarenakan proses interview berkaitan erat dengan kemampuan communication skill. Penulis sendiri merasa masih kurang menguasai komunikasi yang baik dan efektif. Oleh sebab itu, penulis merasakan bahwa hal ini merupakan challange baru bagi penulis. Terlebih lagi, pada saat melaksanakan interview juga perlu melakukan probing terkait dengan pertanyaan untuk menggali lebih banyak informasi dari kandidat. Probing sendiri perlu adanya pembawaan yang komunikatif, interaktif, akrab dan kritis tanpa memojokkan kandidat sehingga kandidat tidak merasa sedang diintrogasi.

Tantangan ketiga yaitu penulis masih awam dengan jenis pekerjaan yang IT, bahasa pemrograman, dan juga tugas-tugasnya. Hal ini dikarenakan perusahaan-perusahaan yang berada di bawah naungan Phintraco Group sendiri mayoritas bergerak di bidang IT. Pada awal melakukan wawancara kandidat IT saya merasa sedikit kesulitan dalam menangkap istilah-istilah IT yang dijelaskan oleh kandidat. Hal itu membuat penulis kesulitan dalam menggali informasi lebih detail terkait dengan skill dan juga penguasaan kandidat dalam bidang IT. Oleh sebab itu, penulis mengatasi permasalahan tersebut dengan mempelajari dasar-dasar terkait dengan IT dari internet, menayakan kepada site supervisor, dan juga para mentor. Hal ini dilakukan supaya penulis dapat memberikan pertanyaan yang lebih detail dari skill dan pemrograman yang telah disebutkan oleh kandidat. Sehingga saya dapat menggali informasi yang lebih mendetail terkait dengan kemampuan yang dimilikinya. Pada saat melakukan screening CV untuk posisi IT, penulis juga akan meminta pendapat dari site supervisor dan juga para mentor untuk melakukan review CV yang telah saya dapatkan dan saya rasa potensial. Hal tersebut dilakukan agar penulis dapat lebih memahami dan mengetahui kandidat seperti apa yang diinginkan oleh perusahaan.

 

Selama kurang lebih 6 bulan kami menjalankan program internship di Phintraco Group khususnya dibawah naungan PT PhinCon, banyak sekali pembelajaran serta pengalaman baru yang kami dapatkan. Pengalaman dan pembelajaran ini juga mengasah soft skill serta meningkatkan kompetensi teknis kami sesuai dengan learning plan yang telah diberikan pada awal pelaksanaan internship. Kami berhadap dari adanya peningkatan soft skill serta kompetensi teknis ini dapat membantu kami dalam melakukan pengembangan diri dan memberikan dampak positif bagi kami guna mempersiapkan diri ke dunia pekerjaan yang sesungguhnya.

Tentunya selama kami menjalankan magang terdapat kesan yang kami rasakan. Kami merasa sangat berterima kasih kepada PT PhinCon karena telah memberikan kami kesempatan yang sangat besar untuk dapat bergabung sebagai internship Recruiter di tim HR Resource and Recruitment. Hal ini tentunya dapat memberikan kami pengalaman dan juga peluang untuk mendapatkan kerja bagi kami saat sudah lulus dari Universitas Bina Nusantara. Selain itu, kami juga merasakan adanya relasi baru yang tercipta dari adanya program internship ini, baik itu dengan Site Supervisor, tim HR Resource and Recruitment, dan juga karyawan yang ada di Phintraco Group. Kami mendapatkan bimbingan dan pelajaran yang tidak kami dapatkan saat perkuliahan. Kami berharap agar ilmu yang kami dapatkan nantinya bisa bermanfaat untuk kami terutama dalam dunia pekerjaan. Selain itu, kami juga memiliki beberapa pesan terhadap calon internship PT PhinCon agar dapat menjadikan kesempatan internship ini sebagai suatu kegiatan yang bermanfaat. Jangan pernah ragu untuk menggali berbagai informasi dalam dunia pekerjaan sedetail mungkin dikarenakan program ini merupakan suatu kesempatan besar yang dapat diambil oleh mahasiswa terutama untuk menggali ilmu baru yang mungkin tidak dirasakan dalam dunia perkuliahan.

Kami merasakan bahwa sistematika dan SOP recruitment yang dijalankan di PT PhinCon sudah baik dan terstruktur. Hal ini tentunya dapat memaksimalkan para karyawan menjalanlan tugas dan tanggung jawabnya dengan sebaik mungkin. Namun, kami memiliki saran kepada PT PhinCon untuk dapat memberikan informasi job description secara lebih mendetail kepada internship supaya nantinya calon internship di PT PhinCon bisa mendapatkan pengalaman dan ilmu yang lebih banyak. Tentunya penulis juga ingin mengucapkan rasa terima kasih terhadap Site Supervisor serta mentor yang telah memberikan penulis berbagai macam ilmu dari mulai awal program magang sampai dengan sekarang dimana tentunya proses recruitment dari awal hingga saat ini tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya bimbingan serta arahan dari para mentor.