Recruitment Support di PT RGF HR Agent Indonesia: Pengalaman Magang

Oleh: Annisa Rahmawati

Posisi penulis adalah sebagai individu yang bertugas dalam menyelesaikan program internship di PT RGF HR Agent Indonesia dan ditempatkan sebagai Recruitment Support Intern. Peranan yang dilakukan dalam menjabat sebagai posisi tersebut adalah melakukan serta menangani setiap dokumen-dokumen lamaran atau CV dari berbagai posisi dan level dan membantu mempermudah career advisor Indonesia untuk mendapatkan candidate yang akan diinterview serta input data yang telah di screening ke sistem perusahaan bedasarkan kode-kode yang telah ditentukan mengunakan format cv dan aplikasi perusahaan.

Pada awalnya penulis diberikan arahan mengenai bagaimana proses screening cv yang benar agar mendapatkan informasi yang akurat oleh site supervisor penulis. Setiap harinya kegiatan penulis adalah melakukan hal yang sama dari awal periode magang sampai hari terakhir magang di RGF HR Agent Indonesia

Sejak awal site supervisor, penulis memberitahu bahwa dokumen ini bersifat penting dan rahasia yang berisi data-data diri dari setiap CV. Dikarenakan banyaknya CV yang penulis review di RGF HR Agent ini, setiap bulannya akan memberikan laporan sudah berapa  banyak CV yang telah di screening dan di input. Hal ini untuk memastikan bahwa setiap dokumen sudah ter-update untuk tiap bulannya.

Dalam menjalankan program internship selama 6 bulan yang dimulai pada tanggal 22 Februari 2022 hingga 19 Agustus 2022 di PT RGF HR Agent Indonesia. Jadwal kerja selama kegiatan internship dilakukan pada hari Senin – Jumat pukul 08.30–17.30 WIB dengan sistem kerja work from office shifting (WFO shifting), dimana hari Selasa & Jumat kami work from office (WFO) dan Senin, Rabu, dan Kamis work from home (WFH). Hasil dari magang yang dilakukan banyak sekali mendapatkan manfaat dan pembelajaran baru dan dapat mempersiapkan untuk nantinya di dunia kerja.

Adapun jobdesc yang penulis kerjakan adalah melakukan proses input data ke system dan juga menggunakan Microsoft Excel, hal ini berhubungan dengan data-data dimana penulis menggunakan software seperti Microsoft Excel untuk mengerjakannya. Selama proses pengerjaannya tidak begitu menemukan kesulitan yang berarti karena penulis telah memiliki pengalaman dalam mengelola data-data selama proses perkuliahan yaitu mempelajarinya melalui mata kuliah Statistika di semester satu, sehingga hal ini membantu penulis dalam melaksanakan pekerjaan menjadi lebih mudah. Selain melakukan proses pengelolaan data, penulis juga melakukan screening lamaran kerja atau CV kandidat dengan melakukan filtering kandidat terbaik. Proses ini melibatkan koordinasi dengan pihak-pihak terkait dalam menentukan kandidat mana aja yang memenuhi kualifikasi dan dapat diproses tindak lanjut ke tahap berikutnya.

 

Technical Competencies

Berikut adalah kompetensi teknis yang dipelajari selama proses magang berlangsung:

  • Ability to utilize software that aids psychological practice in industry.

Kemampuan untuk menggunakan software yang membantu praktik psikologi di Industri. Dalam program Internship, penulis bekerja di bagian HR yang tugas nya yaitu menguasai perangkat software seperti penggunaaan platform perusahaan untuk pencarian calon kandidat dan screening cv kandidat sesuai kode yang ditetapkan oleh perusahaan. Serta Microsoft Excel untuk menemukan kode yang ada dari calon kandidat dan menampung berapa jumlah calon kandidat yang telah di screening.

 

  • Ability to use effective oral and written communication skills as one of foundations in Professional Psychology.

Kemampuan untuk menggunakan skill komunikasi oral maupun tertulis sebagai salah satu dasar di dalam Psikologi Profesional. Selama penulis menjalankan program Internship, penulis sering berkolaborasi dengan Supervisor dan rekan kerja Internship untuk pengerjaan tugas-tugas yang ada. Dan juga jika ada kendala penulis akan menanyakan kendala tersebut kepada supervisor dengan Bahasa dan tutur kata yang baik.

 

Soft-skill

 

  • Collaboration

Kolaborasi merupakan proses dari pihak-pihak yang mempunyai berbagai aspek masalah hingga mencari solusi bersama yang melampaui ide atau visi diri sendiri.  Dalam menjalankan tugas selama proses magang, Penulis berkolaborasi dengan dua rekan kerja Internship dan juga semua karyawan karena hampir semua tugas membutuhkan kolaborasi dari berbagai pihak. Agar mempermudahkan ketika mengerjakan tugas.

 

  • Critical dan Creative Thinking

Hal yang dilakukan penulis untuk berpikir kreatif dan kritis di tempat kerja yaitu dengan mengenali, mencari tahu dan membaca di Internet tentang tugas atau Job yang didapatkan. Selain itu penulis juga melakukan diskusi bersama rekan internship lainnya dan karyawan di tempat bekerja. Dikemukakan oleh (Gunawan, 2013) bahwa berpikir kreatif adalah kegiatan mental yang berhubungan dengan kepekaan terhadap masalah, merefleksikan informasi dan ide – ide baru serta dapat membuat keputusan untuk masalah tersebut.

 

 

 

  • Applied Management Skills

Kemampuan ini bagi penulis diterapkan selama magang salah satu nya itu adalah management waktu. Perusahaan menetapkan waktu jam kerja dari jam 8.30 sampai 5.30, contoh yang penulis lakukan seperti datang tepat waktu lalu memaksimalkan waktu bagaimana cara menyelesaikan tugas dengan mendapatkan minimal 40 CV calon kandidat perharinya.

 

  • Growth Mindset

Keyakinan bahwa kualitas utama dapat dikembangkan dengan beberapa cara, hingga bantuan dari orang lain. Penulis terkadang mendapatkan hambatan atau kesulitan ketika sedang melakukan tugas namun hal ini merupakan tantangan bagi penulis untuk menjalankannya. Selain itu penulis juga menerima kritik dan saran dari atasan terhadap tugas yanagg diberikan, hal ini membuat penulis belajar dari kritik tersebut dan berpandang positif terhadap usaha sendiri.

 

  • Initiavite

Sebuah Perilaku yang dimulai dengan sendiri, proaktif dan kegigihan dalam mengatasi adanya hambatan dan kemunduran. Penulis berinisiatif untuk selalu bertanya kepada rekan kerja magang ataupun rekan kerja di perusahaan jika ada kesulitan ketika Screening CV calon kandidat tentang bagaimana mengetahui apakah posisi dan level calon kandidat itu benar  dengan ketentuan kode perusahaan.

 

 

  • Adaptability

Kemampuan untuk membuat tanggapan kognitif, perilaku, dan afektif yang sesuai untuk situasi yang baru. Ketika penulis menjalankan program internship selama 6 bulan lamanya, Penulis mendapatkan pengalaman baru dan juga pelajaran baru yang didapatkan untuk pertama kalinya dalam menjalani peran sebagai Recruitment Support. Tentunya ada tantangan tersendiri yaitu beradaptasi dengan linkungan kerja yang baru, karena rekan kerja di PT RGF HR Agent Indonesia tidak hanya berasal dari Indonesia tetapi ada beberapa rekan kerja yang berasal dari Jepang, Hal ini tentunya merupakan lingkungan yang baru bagi penulis dikarenakan adanya perbedaan budaya, suku dan Bahasa

Project yang diberikan dari Perusahaan kepada penulis dan rekan kerja magang yaitu Internship Project dimana penulis bersama dua rekan kerja magang mendapatkan masing – masing lebih dari tiga ribu cv dengan melakukan Screening cv hingga input data yang nanti nya akan diproses oleh pihak Career Advisor untuk mencari kandidat yang spesifik.

Penulis berkesempatan untuk mengikuti Kick Off meeting Bersama seluruh karyawan RGF HR Agent Indonesia di Hotel the Langham SCBD. Kick Off meeting adalah Rapat yang terjadi sebelum dimulainya proyek terbaru. Pertama kali meeting dimulai pihak Internal menjelaskan beberapa target yang telah dicapai oleh perusahaan, kemudian dilanjutkan dengan target selanjutnya yang harus dicapai kemudian dilanjut dengan pemberian penghargaan karyawan terbaik. Sebelum meeting diakhiri Team Leader penulis menjabarkan hasil penginputan data karyawan magang yang telah dicapai oleh tim penulis

Dalam menjalankan proyek tersebut penulis masih mengalami beberapa hambatan yang apabila digambarkan dalam beberapa poin adalah sebagai berikut:

  1. Memerlukan waktu dalam proses adaptasi mengenai teknis pekerjaan
  2. Keterbatasan dalam menggunakan Bahasa Inggris khususnya dalam komunikasi dengan Perusahaan Klien
  3. Keterbatasan pemahaman mengenai Jobdesc dari beberapa posisi yang dibutuhkan seperti IT dan Teknisi sehingga memicu timbulnya kendala dalam proses memilih kandidat yang sesuai dengan kualifikasi divisi yang dibutuhkan karena kurang memahami spesifikasi pekerjaannya secara detail.

Penuntasan Tugas dan Penangan Masalah

Seperti yang telah dijelaskan dalam poin sebelumnya bahwa selama proses menyelesaikan tugas-tugas selama proses internship berlangsung tidak terlepas dari beberapa kendala yang dihadapi diantaranya yaitu Kegiatan rekrutmen merupakan hal yang baru bagi penulis dan termasuk pengalaman pertama bagi penulis. Pada bulan pertama merupakan bulan yang penuh tantangan bagi penulis dimana sebelumnya belum pernah dialami dan dikerjakan. Perlu adaptasi yang tidak sebentar untuk menjadi seorang Recruitment Support. Sebagai Recruitment Support penulis harus mampu menguasai  apa saja job desc dari berbagai posisi dan level terutama di Bidang Teknik dan IT karena banyak sekali bidang yang lebih spesifik ataupun pemogramannya seperti front end development, back end development, full stack develpor, bahkan CRM dan SCM. Tidak hanya itu untuk posisi Teknik pun juga membuat penulis harus menguasainya karena ada bidang yang lebih spesifik seperti electrical manufacturing, production engineering, serta Health Safety & Environment. Di bidang Industri pun  Hal ini membuat posisi penulis kebingungan dan cukup kesulitan karena semasa kuliah tidak pernah mempelajari hal tersebut serta juga jauh sekali dari mata kuliah Psikologi. Tidak berlangsung lama masalah ini teratasi dengan adanya softskill yang dikuasai oleh penulis yaitu Adaptability, Initiavite, dan Collaboration dimana penulis merasa terdorong dengan adanya untuk beradaptasi dengan keadaan baru yang dihadapi. Salah satunya dengan cara bersemangat bertanya kepada supervisor dan rekan kerja magang penulis tentang hal-hal tertentu yang tidak dipahami oleh penulis. Mulai dari posisi, level hingga beberapa bahasa pemrograman spesifik yang tidak mengerti oleh penulis. Lalu berinisiatif terlebih dahulu jika memungkinkan hingga berkolaborasi.

Namun disisi lain, penulis juga menganalisa bahwa pemberian Training kepada mahasiswa magang juga dapat membantu dalam penyelesaian permasalahan secara lebih spesifik. Hal ini dikarenakan secara arti harfiah, Training atau pelatihan menurut Dearden (1984) dalam Fazrina (2016) pada dasarnya meliputi proses belajar mengajar dan latihan bertujuan untuk mencapai tingkatan kompetensi tertentu atau efisiensi kerja. Sebagai hasil pelatihan, peserta diharapkan mampu merespon dengan tepat dan sesuai situasi tertentu.

Secara khusus dalam kaitan dengan pekerjaan, Simamora dalam Kamil (2010) mengelompokan tujuan pelatihan ke dalam lima bidang, yaitu:

  1. Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan perubahan teknologi. Melalui pelatihan, pelatih memastikan bahwa karyawan dapat secara efektif menggunakan teknologi-teknologi baru.
  2. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan untuk menjadi kompeten dalam pekerjaan.
  3. Membantu memecahkan permasalahan operasional.
  4. Mempersiapkan karyawan untuk promosi.
  5. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi.

 

Dengan adanya uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa individu berpotensi memperoleh perubahan sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang telah didapat dari proses pelaksanaan pelatihan. Serta bermanfaat bagi peserta pelatihan dalam meningkatkan kinerja pada tugas atau pekerjaan yang sudah menjadi tanggung jawabnya.

Selain itu, hal ini juga dapat meminimalisir terjadinya ketidakpahaman mengenai jobdesc pekerjaan yang dijalani, apabila mahasiswa magang diberikan pelatihan terlebih dahulu mengenai pemahaman kerjanya secara rinci maka dapat meminimalisir kekeliruan dalam bekerja.

Secara teknis pemberian pelatihan dapat dilakukan melalui kelas berupa pemaparan materi atau dapat juga melalui metode on the job training yang memungkinkan mahasiswa dapat memahami jobdesc yang ia miliki dengan terjun langsung terhadap pekerjaan yang ia lakukan secara spesifik dan diarahkan langsung oleh penanggung jawab divisi yang kemudian dilakukan evaluasi secara terukur agar dapat terlihat progres pemahaman mahasiswa magang mengenai teknis atau hal apa saja yang masih belum dipahami dan sudah dipahami secara menyeluruh.

 

Dari hari pertama hingga hari terakhir penulis melakukan di PT RGF HR Agent Indonesia ini penulis mendapat beberapa pelajaran dan pengalaman beberapa hal teknis dan softskill yang nantinya akan penulis dapat kembangkan di dunia kerja nanti. Bekerja sebagai Recruitment Support Intern ini, penulis melalukannya sesuai dengan indikator learning plan yang ada dan juga bagaimana penulis menyelesaikan pekerajaan di PT RGF HR Agent Indonesia ini. penulis memulai Internship pada tanggal  21 Februari 2022 – 19 Agustus 2022 , selama 6 bulan. Penulis juga mempelajari Visi Misi perushaan dan juga Struktur Organisasi yang ada di RGF Agent Indonesia.

Dengan adanya kegiatan Internship ini memberikan banyak masukan bagi diri penulis melalui berbagai macam pekerjaan yang penulis lakukan. Yang tentunya pada technical competencies dan soft skills. Untuk Technical Competencises yang penulis dapatkan yaitu melakukan screening CV yang kemudian penulis kodekan dan input guna sebagai data perusahaan. Selanjutnya softskill yang penulis dapat diantaranya adalah bagimana bisa mencerna dengan baik arahan tugas yang diberikan dan beradaptasi dengan baik dengan lingkungan perusahaan DAN karyawan didalamnya, serta berkordinasi dengan baik dengan karyawan.

Selama proses magang, penulis juga dibimbing untuk beradaptasi bagaimana cara menghadapi rekan kerja dan atasan yang ada di dalamnya. Dengan adanya program magang ini penulis merasa sangat terbantu sebagai mahasiswa untuk siap sebagai pekerja yang juga berupaya dalam mengaplikasikan keilmuan khusushnya di bidang Psikologi yang telah diajarkan di perkuliahan dengan mengelaborasikannya kedalam terapan kehidupan sehari-hari khususnya di masa yang akan datang.

Penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada PT RGF HR Agent Indonesia sudah memberi kesempatan kepada penulis untuk turut berkontribusi dalam kegiatan di perusahaan selama periode magang berlangsung. Proses magang berjalan dengan lancar dan terstruktur dengan baik, namun alangkah baiknya penulis ingin menyarankan agar dapat ditingkatkan lagi tugas yang ada agar mahasiswa magang lebih aktif di tempat magang dan lebih banyak berkontribusi di perusahaan yang nantinya perusahaan akan merasa terbantu dengan adanya mahasiswa magang.

Selain itu penulis juga meminta maaf apabila ada hal yang kurang berkenan dan kurang sopan dalam proses magang berlangsung, semoga kedepannya tali silaturahmi selalu terjaga dan terjalin dengan baik antara penulis dengan PT. RGF HR Agent Indonesia secara kontinu.