People Development & Admin HR Media Group Network di PT Media Televisi Indonesia: Pengalaman Magang

Oleh: Wyanda Lestari (2301944273)

Dalam 4 bulan durasi internship saya di PT Media Televisi Indonesia terhitung dari bulan Februari hingga Juni, saya mendapat informasi bahwa jadwal yang diberikan dari pihak Human Resource Department pada para mahasiswa magang adalah hybrid; berbeda dengan jadwal untuk para karyawan tetapnya. Saya mendapat jadwal intern WFO (Work From Office) di hari Selasa, Kamis, dan WFH (Work From Home) di hari Senin, Rabu, Jumat per- satu minggu sekali dalam sebulan. Di bawah ini terlampir point-point yang saya terlaksana beberapa point LO selama periode intern sesuai dengan learning plan:

Area of Technical Competency

  1. Ability to use psychological perspective in analyzing an issue based on psychological theories/principles and findings in industry

Berdasarkan hasil pertukaran diskusi yang terjalin selama periode saya magang di Metro TV, saya dibimbing untuk melihat berbagai latar belakang dari si tiap kandidat yang dimunculkan saat interview dari intonasi nada, jawaban, serta isi dari app form yang dikumpulkan secara offline/online. Issue yang biasa saya dapatkan itu berkaitan dengan ketelitian dari setiap kandidat dalam hal mengisi form dan mencantumkan CV sesuai dengan posisi yang dilamar. Yang paling sering terlihat adalah seperti apa penggunaan tata bahasa ditinjau dari rentang usia, intelegensi, pengalaman, dan hasil psikotest yang dilakukan. Perihal intelegensi, saya pernah diberikan amanah utnuk menginterpretasi hasil laporan psikotest kandidat; salah satu diantara test tersebut ada intrepretasi dari asesmen berupa IST (Intelligenz Structure Test) yang diciptakan oleh Rudolf Amthauer pada tahun 1953 di Jerman. Dalam Adinugroho (2016, p. 166) dikemukakan bahwa adanya factor analysis untuk mengidentifikasi keterkaitan antar variabel dari faktor baik yang sudah ada (confirmatory factor) dan faktor baik yang belum ada (explanatory factor). Analisis ini biasa saya gunakan untuk menganalisis para kandidat dalam tahapan seleksi dan dikaitkan antar satu sama lain sebagai bahan pertimbangan CV yang akan saya setor hasilnya ke Senior Human Resource, kemudian ke user department sebagai proses approval cycle recruitment.

  1. Ability to design or conduct an intervention program to tackle an issue in industry

Dalam hal ini, tepatnya pada bulan Maret untuk membuat timeline April, saya dibantu dengan rekan dan site supervisor saya merancang timeline untuk bulan April yang bertepatan dengan bulan suci ramadan. Intervensi dari program baru yang dimaksud disini adalah kegiatan ngabuburit di social media Instagram selayakanya quiz dan usungan template dan sedikit warna baru yang berkaitan dengan bulan suci ramadan. Kegiatan ngabuburit yang dilakukan berupa permainan this or that, BINGO, kegiatan template isian untuk menjawab pertanyaan yang diberikan. Dengan instruksi akhir bagi para massa yang ikut meramaikan kegiatan ini, mention di snapgramnya akan direpost di akun Instagram metrotvcareer. Terlepas dari hal itu, dikarenakan ada banyak dm masuk mengenai vacancy dari program unggulan Metro TV yang sedang berjalan. Saya mengusulkan untuk membuat QnA box untuk meminimalisir pertanyaan yang masuk selama berjalannya proses recruitment Journalist Development Program hingga on boarding, training, dan mulai bekerja.

 

  1. Ability to utilize software that aids psychological practice in industry

Saya yang dipercayakan senior saya untuk menghandle beberapa bagian vacany untuk memproses para kandidat, pada awalnya diberikan instruksi mengenai penggunaan HRIS dan bermacam isian di dalamnya untuk mengerjakan Performance Appraisal bagi para karyawan yang akan didata informasinya untuk disetor namanya atas permintaan user dan rekomendasi senior untuk dipromosikan jabatannya. Selain itu, tahapan psikotest yang sedikit banyak pada bagian tertentu membutuhkanan adanya interpretasi lanjutan; terkhusus karyawan manager ke atas sebagai bahan asesmen, digunakan software dari psikotest promotion sebagai wadah untuk melihat kompetensi yang akan diinterpretasikan hasilnya dan dicompare secara lebih lanjut oleh senior Human Resource dan development.

  1. Ability to use effective oral and written communication skills as one of foundations in Professional Psychology

Merujuk perihal verbal, saya dapat katakan bahwa saya belajar banyak dan merasa adanya peningkatan di ranah cara berkomuniakasi disini. Hal-hal yang mengacu pada keefektivitasan dalam hal menulis, merancang kata-kata serta kalimat banyak digunakan saat saya menghubungi serta menanyakan ketersediaan kandidat untuk diproses by oral (telepon kantor, telepon pribadi) untuk menanyakan informasi lebih lanjut perihal recruitment. Dalam prosesnya, saya menerapkan teori konseling dari ilmu yang saya pelajari dari semester sebelumnya, dan teori dari Patterson & Pallone (dalam Ulfiah, 2020, p. 15-16) mengenai konseling dan implementasinya yaitu melihat kedalaman dari pertanyaan yang diberikan dari tujuan yang ingin dicapai dari galian mengenai alam bawah sadarnya sesuai dengan penyesuaian dirinya. Adapun metode yang biasa digunakan karena melihat massive ya kebutuhan untuk ketersediaan dan serangkaian tahapan lanjutan, yang mana digunakan metode cross-sectional berjenis esktrospeksi ditinjau dari CV, app form yang dipelajari terlebih dahulu dari hasil screening, kemudian dilengkapi dengan interview untuk melihat bagaimana secara riil kesiapan, cara kandidat berkomunikasi dan merespon tanya.

Soft Skills

  1. Collaboration

Dalam dunia permagangan terutama di bagian ranah industry mass media pertelevisian, selain dibutuhkannya kedinamisan menurut saya perlua ada kehadiran kolaborasi di setiap sisinya. Karena dari jalur kooridnasi yang ada diperlukan banyakkomunikasikan agar tidak terjadi miss information atau bahkan miss-interpretation/communication antar diri sendiri maupun rekan kerja yang satu department ataupun di lain department. Beradptasi dengan bebragai acara dan kegiatan yang selalu terselenggara di setiap waktunya, dan bahkan diberikan andil untuk terjun di dalamnya. Senang rasanya diperkenankan dan diajak untuk andil di dalam setiap acara yang diselenggarakan oleh Metro TV; saya yang pada dasarnya suka bertemu dan berkomunikasi dengan orang baru dan punya rasa ingin tahu besar terhadap hal baru dari ranah yang tidak saya geluti sebagai bekal ilmu dan pengalaman yang bisa saya kembangkan di kemudian hari. Pun dari kegiatan yang biasa dilakukan dalam organisasi saya di kampus, ternyata sedikit banyak kolaborasinya juga terjadi di ranah organisasi perusahaan ini; namun memang skala cakupannya lebih luas dari tiap department.

 

  1. Digital and Technology Fluency

Terkait penggunaan digital dan teknologi; terutama dari ranah platform Human Resource, saya diberikan kesempatan untuk mengeksplorasi dan belajar HRIS dan penerapannya dalam hal Human Resource terutama dalam bidang promosi naik jabatan para karyawan, yang mana sekarang saya menjadi terbiasa perihal penggunaannya karena adanya jobdesc semacam asesmen, profiling serta development dalam people development yang juga masih saling berkesinambungan dengan proses recruitment ‘lanjutan’ yakni seperti promosi karyawan yang berpotensi untuk dinaikkan jabatannya. Selain HRIS, sedikit banyak saya juga dikenalkan dengan rumus serta key action di Ms. Excel dalam hal rekap dan penyusunan structure organization (SO) di perusahaan. Adapun dari bidang yang sama namun bagian yang berbeda; people development, kemampuan yang saya tuangkan dari perkembangan berdasar modul, learing outcome serta naskah dan materi training berdasarkan hasil analisa, informasi yang saya dapat dari jurnal, buku, serta ranah informasi lain beserta dengan kemampuan dasar saya perihal mendeisgn dan merancang materi beserta isiannya di platform presentasi (canva, powerpoint, google slide, dst) dalam platform untuk pengembangan para karyawan baru, serta beberapa materi yang topiknya akan senior saya bawakan untuk mengisi kelas; dan uniknya, salah satu materi yang akan dibawakn dan saya susun serta rancang adalah mengenai growth mindset, leadership, softskills & hardskills, materi on boarding Journalist Development Program, serta materi outbond.

  1. Critical and Creative Thinking

Kemampuan dalam berpikir kitis dan kreatif pada satu waktu dapat dibilang adalah hal berbeda yang perlu disatukan di saat tertentu. Seperti pada saat beberapa hari saya tergabung dalam project, ada hal yang mengharuskan saya untuk multitasking di atas skala prioritas yang telah disusun. Pada saat itu saya diminta untuk menganalisa dan menginterpretasi key activities untuk performance appraisal dan hasil laporan psikotest beberapa kandidat yang akan dipromosikan ini dalam kurun waktu 3 jam, yang mana saya juga mempunyai tanggungan untuk menyelesaikan rancangan pointers dari modul PPT untuk materi yang akan senior saya gunakan untuk mengisi materi di kampus-kampus partner Meto TV. Alhasil saya membagi waktu untuk fokus dalam pengerjaan perihal apa yang diprioritaskan terlebih dahulu dengan bertanya ke senior-senior yang memberikan saya jobdesc, kemudian ditemukan jalan keluarnya. Karena dalam menyocokkan dan mencari satu per satu kandidat yang mumpuni untuk dipromosikan sesuai dengan kualifikasi dan key-activities dari hasil performance appraisal beserta pengembangan apa saja yang telah didapatkan itu tidak perlu adanya pemikiran kritis untuk menganalisa satu hal dengan pertimbangan hal lain. Kemudian melanjutkan jobdesc yang diberikan dengan follow-up perihal progress report terupdate di setiap harinya untuk memantau hal yang saya kerjakan.

 

  1. Applied Management Skills

Dibutuhkan kemampuan manajemen yang baik; dari segi waktu, berkegiatan dan jalurnya yang kesannya tidak akan pernah berhenti dan terus berputar dari waktu ke waktu. Kemampuan dalam mengelola dan memetakan waktu serta hal apa yang patut dijadikan prioritas turut andil selama saya mulai beradptasi di perusahaan ini pada bulan ke-2 seperti perlunya mencatat segala hal; apalgi dalam ranah perekrutan, teliti dan cekatan dalam waktu yang bersamaan dalam mendevelop materi dalam platform training, menjalin komunikasi yang baik perihal kerjasama dengan lain department yang di dalamnya mencakup aspek social dengan para rekan magang dan tentunya karyawan serta senior disana.

 

  1. Initiative

Dirasakannya hal yang amat berbeda saat saya memasuki lingkungan kantor (WFO) dan saat tidak (WFH) karena terasa seperti kurang didapatkannya pekerjaan (terasa produktif) saat WFH. Karena memang work load selama intern disini ambiencenya amat nyaman dan terasa asyik dalam pengerjaannya jika bekerja dari kantor karena saya rasa lebih mudah dalam hal menginisiasi suatu hal atau pekerjaan seperti menawarkan bantuan ke karyawan lain sebagai bahan utama menambahnya pengalaman, daripada di rumah yang kerap belum dikatakan efektif dari segi platform komunikasi yang digunakan. Oleh karen itu jika Work From Home perlu ada inisiasi yang lebih gencar dalam hal memprioritaskan waktu yang ada, bertanya ke senior untuk dibantu atau meminta pekerjaan agar terasa keaktifannya. Selain itu, komunikasi juga agar lebih terjaga sehingga terjalin dengan baik antar rekan dari satu department, namun dari department lain juga, dan senior di bidang Human Resource Development atau lainnya.

 

  1. Adaptability

Saya sebagai intern di perusahaan industry mass-media pertelevisian dengan beragam kekurang pastian; bahkan tidak pasti, mendadak, perubahan dari segala sisi, dan hal-hal yang besar kemungkinannya bisa berubah menjadi dibatalkan, perlu adanya kedinamisan yang disokong untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja. Hal kecil seperti waktu perlu diperhatikan, terlepas dari sifat perusahaan dalam ranah pertelevisian yang dinamis; dari segi pengakomodiran satu hal ke hal lain perihal mengantar kandidat, berkoordinasi dengan lingkupan kerja dan suasana di kantor serta di antar gedung-gedung untuk bertemu dengan user, dan karyawan di department lain. Adapun beradaptasi dengan trend yang sedang terjadi saat ini saat melakukan perancangan dir anah people development agar materi yang disampaikan mudah dipahami oleh para rekan mahasiswa sesuai dengan modul yang senior berikan. Perlu adanya komunikasi mengenai feedback & approval untuk materi yang dibuat sebelum dipresentasikan.

 

  • Penuntasan dan Pemecahan masalah

Dalam periode internship di semester 6 ini, tak hanya kegiatan-kegiatan baik yang terlihat dengan jelas dan masuk ke pengalaman saja, melainkan ada kalanya hal buruk yang terjadi. Seperti pada saat sedang vaccine day, kemudian ada beberapa sector data yang terjadi keliru dalam penginputan (bukan di bagian titik 0 administrasi; tempat para intern diposisikan), melainkan di bagian lain. Masalah seperti itu ternyata nyaris selalu ditemukan dalam berbagai situasi dan terlihat minor untuk beberapa pihak. Dari hasil diskusi dengan perundingan sementara dan briefing ulang yang dilakukan lagi oleh kepala penyelenggara vaksin, seorang dokter yang merupakan kepala salah satu rumah sakit di daerah Jakarta Barat. Masalah dipecahkan dengan hasil musyawarah secara bersama-sama mengenai pemetaan dimana point kelirunya, dan solusi yang dicetuskan adalah dengan melakukan re-check seusai hari vaksin dilaksanakan selama 3 hari di hall Metro TV.

Adapun kerap terjadi kendala yang berhubungan dengan koordinasi serta konfirmasi waktu dari ranah recruitment. Ada beberapa case dimana para kandidat yang telah approve dan menyatakan available saat ditanyakan ketersediaan perihal interview, namun saat tiba harinya kandidat tersebut harus datang secara offline maupun online untuk bertemu dengan user maupun Human Resource yang akan mewawancarai, lima menit sebelum waktunya mereka menyatakan pengunduran, mereka menyatakan bahwa ada hal mendesak yang membuat mereka berhalangan untuk hadir. Penuntasan masalahnya adalah dengan melakukan reschedule secara dadakan pula dengan para user dan Human Resource yang akan menginterview. Alhasil, direschedule ulang dan dikonfirmasi lagi perihal jadwal pasti ke si kandidat untuk diproses dari awal.

Tak hanya itu, ada case dimana sebaliknya dari kendala di atas, yaitu berasal dari user yang jadwalnya dalam detik-detik terakhir interview untuk pemrosesan kandidat, minta untuk dijadwalkan ulang karena dari si usernya ada agenda yang terkesan sangat amat mendesak, sehingga dari kami para Human Resource perlu melakukan reschedule ulang untuk para kandidat dan menanyakan konfirmasi ketersediaannya lagi. Pun pada saat itu, recruitment yang dilakukan secara besar (mass). Penuntasan dari case kendala yang terjadi dilakukan pendiskusian lanjutan mengenai fiksasi jadwal dari si user, kemudian si Human Resource, lalu dari para kandidat dengan pemastian yang dicatat sistem di google calendar, serta evaluasi yang mungkin diberikan di setiap bulannya.