Administrasi Human Resource Pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi DKI Jakarta

Oleh: Naila Ayubiyakhan – 2301911836

Posisi penulis selama program magang di Bakesbangpol adalah menjadi Admin HR, peran penulis sebagai Admin HR selama 4 bulan magang di Bakesbangpol adalah untuk mengisi absen pegawai di website absen resmi Bakesbangpol setiap hari nya, jika ada yang belum absen maka penulis harus mengingatkannya. Penulis juga ditugaskan untuk membuat absen untuk pegawai magang setiap bulannya dan juga merekap data anak magang, jika terdapat anak magang yang baru bergabung maka penulis diharuskan untuk menambahkan data anak magang tersebut ke dalam file rekap anak magang. Lalu penulis juga ditugaskan untuk membimbing pegawai magang untuk melaksanakan tugas nya masing-masing.

Project

Kegiatan yang dilakukan penulis selama masa magang di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik DKI Jakarta (Bakesbangpol) adalah dengan membantu melakukan pengisian absen pegawai, mengurus surat cuti pegawai dan juga membimbing pegawai magang lainnya. Tugas yang diberikan untuk penulis menuntut penulis untuk lebih sering berkomunikasi dan juga keterampilan penulis dalam menjalankan tugas. Dengan ditugaskannya penulis pada beberapa tugas tersebut, penulis berhasil meningkatkan kemampuan untuk menggunakan software yang membantu praktik psikologi di industri yaitu kemampuan menggunakan Microsoft excel untuk mengisi absen pegawai dan juga mengurus surat cuti pegawai. Penulis juga dapat meningkatkan kemampuan menggunakan keterampilan lisan dengan efektif dan juga mendapatkan kompetensi baru dari pengalaman magang di Bakesbangpol.

Pada bulan ketiga kegiatan penulis berfokus pada mengurus dan merekap surat cuti seluruh pegawai Bakesbangpol. Disini penulis belajar untuk meningkatkan critical and creative thinking, dimana penulis harus memahami data pegawai dan juga harus teliti dalam mensortirnya karena penulis juga diharuskan untuk melihat apakah ada hal yang kurang saat pegawai mengumpulkan surat cuti tersebut dan penulis harus mencatat nya untuk diberikan ke supervisor. Dengan adanya soft skills critical dan creative thinking yang sudah penulis tingkatkan selama periode magang ini, penulis menjadi lebih teliti dan lebih mudah untuk menyerap informasi. Maka dari itu pekerjaan yang diberikan oleh supervisor pun dapat selesai lebih cepat, tepat, dan lebih rapih dari sebelumnya.

Pada bulan terakhir penulis magang di Bakesbangpol penulis ditugaskan untuk merekap absen dan juga surat cuti pegawai, namun selain itu penulis juga diberi amanah oleh supervisor penulis untuk mengajarkan tugas tugas penulis kepada rekan rekan magang penulis yang nantinya akan menggantikan posisi penulis. Maka dari itu penulis harus mengasah skill leadership penulis agar bisa membimbing rekan rekan magang penulis untuk mengerjakan tugas yang diberikan dengan baik. Seperti yang dikatakan oleh Ordway Tead, leadership adalah kombinasi traits yang memungkinkan seseorang untuk mendorong yang lainnya agar dapat menyelesaikan suatu tugas.

Upaya penulis dalam meningkatkan skill leadership penulis adalah dengan dimulai lebih disiplin pada diri sendiri lalu dengan rekan rekan penulis, setelah itu penulis juga meningkatkan komunikasi diantara penulis dan juga rekan rekan magang yang lainnya.

Job desc yang penulis lakukan sebagai Admin HR di Bakesbangpol adalah merekap absen pegawai, absen anak magang, surat cuti pegawai, surat yang keluar-masuk dari tahun 2019- 2022, mengisi apel Senin pagi, absen podcast Rabu belajar, dan memfotokopi dokumen. Namun terkadang supervisor di tempat magang penulis juga memberikan tugas di luar job desc seperti mencatat data pegawai Bakesbangpol dari seluruh wilayah. Dikarenakan list pegawai dari seluruh wilayah sangatlah banyak maka penulis mengerjakan tugas ini Bersama dengan  partner magang.

Penulis mencatat data pegawai di Microsoft Excel, karena penulis sudah lebih banyak belajar mengenai Microsoft Excel maka pekerjaan ini dapat dikerjakan dengan lebih mudah. Namun dikarenakan data yang sangat banyak panulis dan partner magang penulis pun kewalahan dan akhirnya menunda sebentar pekerjaan tersebut. Namun supervisor penulis mengatakan bahwa terdapat deadline yang harus di tepati untuk tugas ini dikarenakan data tersebut akan diserahkan kepada Pak Gubernur. Setelah mendengar hal tersebut penulis dan partner magang penulis pun menjadi lebih termotivasi untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Seperti goal setting theory oleh Edmund Locke yang pada dasarnya terkait pada task performance. Locke menyatakan bahwa kinerja akan lebih efektif ketika terdapat tujuan spesifik dan juga deadline. Seperti apa yang dikatakan oleh supervisor penulis bahwa tugas ini memiliki tujuan spesifik yaitu untuk diberikan kepada Pak Gubernur dan juga memiliki deadline. Maka  dari itu setelah mengetahui deadline dan tujuan penulis dan partner magang penulis pun menjadi  lebih termotivasi.

Saat di tempat kerja penulis juga mencoba melakukan positive reinforcement pada rekan magang penulis. Positive reinforcement merupakan teknik untuk memperoleh dan memperkuat  perilaku dengan menambahkan rewards. Dengan positive reinforcement, penulis dapat meningkatkan kinerja sesama rekan magang penulis. Positive reinforcement yang penulis lakukan adalah memuji pekerjaan yang telah dilakukan oleh rekan magang penulis. Sebelum  penulis menerapkan positive reinforcement ini rekan magang penulis cenderung lama dalam menyelesaikan pekerjaannya, namun setelah berkali-kali penulis puji hasilnya rekan magang  penulis menjadi lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan nya.

Kendala yang terkadang penulis hadapi adalah ketika harus merekap PJLP, PRAKERIN, dan juga surat surat. Dikarenakan penulis magang di pemerintahan maka hal hal di tempat penulis magang pun berhubungan dengan politik dan terkadang penulis perlu bertanya beberapa hal oleh supervisor penulis mengenai hal hal yang kurang dikuasai. Upaya yang penulis lakukan  adalah dengan bertanya dan meminta masukan oleh supervisor dan juga teman teman. Penulis  juga meminta bimbingan oleh supervisor, dan penulis juga menambah pengetahuan dengan   membaca textbook, jurnal, menonton video, atau pun dengan membaca di website internet.