Admin HR di Bidang Kepegawaian Pada Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan (Kemendikbudristek): Pengalaman Magang

Oleh: Rahma Fernanda – 2301854580

Posisi yang saya jalankan selama proses internship di institusi Kemendikbudristek adalah sebagai Administrator Human Resource. Secara keseluruhan pekerjaan saya berurusan dengan administrasi di bidang kepegawaian, khususnya dalam mengurus kelengkapan dan pemeriksaan data atau berkas milik pegawai. Berikut beberapa peran yang saya lakukan:

1. Membuat tes kuesioner

Pada hari pertama saya memulai bekerja yaitu tanggal 21 Februari 2022, saya ditugaskan untuk membuat alat tes kuesioner terkait Pengembangan Karyawan, Motivasi, dan Kinerja Karyawan yang gunanya untuk disebarkan kepada seluruh divisi di Badan Standar, Kurikulum, Asesmen Pendidikan.

2. Menginput data-data

Dalam tugas ini, saya diminta untuk menginput data-data pegawai ke dalam Excel, baik yang masih dalam bentuk hardcopy ataupun data baru. Dalam hal ini, saya ditugaskan untuk menginput data terkait cuti pegawai, data kartu pegawai, kartu istri dan kartu suami serta data dokumen lamaran PPNPN.

3. Menduplikat dan mengarsip berkas

Pada tugas ini, saya diminta untuk menduplikat berkas kinerja pegawai yang kemudian akan dikelompokkan untuk memudahkan pengarsipan ke dalam ordner.

4. Legalisir surat

Setiap surat tertentu yang telah saya duplikasi, akan diberi cap legalisir yang bertujuan untuk mengesahkan surat tersebut sebelum didistribusikan kepada pegawai atau atasan yang dituju.

5. Menginput berkas ke aplikasi SINDE dan Google Drive

Disini kegiatan yang saya lakukan adalah menginput berkas-berkas yang telah discan ke aplikasi yang bertujuan agar menyimpan berkas yang telah dibuat dan dapat diakses oleh pegawai lainnya.

Saya telah melaksanakan kegiatan magang di Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan kurang lebih 6 bulan. Kegiatan ini dimulai pada pukul 07.30 WIB dan berakhir pada pukul 15.30 WIB. Dikarenakan saya melaksanakan kegiatan magang ketika pandemi, maka sistem kehadiran menerapkan Work From Home Shifting (WFO Shifting) dalam setiap minggunya. Berikut beberapa poin yang dapat saya jelaskan terkait kegiatan magang yang saya lakukan sesuai dengan learning plan:

Area of Technical Competency

  • Kemampuan menggunakan perspektif psikologis dalam menganalisis suatu masalah berdasarkan teori/prinsip psikologi dan temuan di industri. Dalam kegiatan magang ini, ketika saya diminta untuk mengikuti sebuah diskusi, saya menggunakan metode observasi yang dimana bertujuan agar saya dapat memahami alur dari pembicaraan dan memberikan pendapat berdasarkan sudut pandang pribadi kepada mentor dan tim yang terlibat.

 

  • Kemampuan untuk memanfaatkan perangkat lunak yang membantu praktek psikologis di industri. Dalam kegiatan magang, mampu dalam menggunakan perangkat lunak atau software merupakan hal suatu keharusan karena sebagai administrasi, pekerjaan yang saya kerjaan seringkali berhubungan dengan laptop.

 

  • Kemampuan untuk menggunakan keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang efektif sebagai salah satu dasar dalam Psikologi Profesional. Dalam kegiatan magang, berkomunikasi yang baik secara lisan maupun tertulis merupakan hal yang juga wajib untuk saya terapkan karena pasalnya di Kemendikbud Ristek, menerapkan bahasa yang efektif akan ditanggapi dengan baik oleh lawan bicara.

 

Soft Skills

  • Collaboration merupakan proses praktek yang dilakukan oleh beberapa orang, kelompok, dan organisasi yang saling bekerja sama untuk mencapai goals dan objektif yang diinginkan. Dalam hal ini, skill collaboration adalah kemampuan untuk memungkinkan kita bekerja dengan baik dengan orang lain. Dalam kegiatan internship, selama saya mengikuti rapat yang diadakan oleh instansi, selalu adanya keterlibatan dengan divisi lain. Divisi Kepegawaian yang merupakan tempat divisi saya bekerja, akan mengundang beberapa orang sebagai perwakilan dari badan divisi lain untuk sama-sama membahas dan menemukan jawaban dari permasalahan yang ingin dicapai. Sebagai contohnya, ketika rapat terkait aplikasi untuk surat menyurat diadakan, di sana terdapat tim kepegawaian, tim SDM, tim LAN dan IT yang saling berdiskusi untuk mencapai hasil yang diinginkan.

 

  • Digital and Technology Fluency merupakan sebuah kemampuan dalam memanfaatkan teknologi untuk menciptakan pengetahuan, tantangan, serta masalah baru dengan pemikiran yang kritis, pemecahan masalah yang kompleks, dan kecerdasan sosial yang dapat memecahkan tantangan baru. Dalam hal ini, skill digital and technology fluency adalah kemampuan untuk menemukan, mengevaluasi, dan menggunakan informasi digital secara efektif, efisien, dan legal etis. Dalam kegiatan internship ini, seperti yang telah saya jelaskan sebelumnya bahwa sebagai Administrator Human Resource sebagian besar pekerjaan yang saya lakukan berhubungan dengan penggunaan teknologi dan digital.

 

  • Critical and Creative Thinking merupakan sebuah kemampuan yang melibatkan individu untuk berpikir secara luas dan mendalam menggunakan keterampilan, perilaku dan disposisi seperti alasan, logika, akal, imajinasi, dan inovasi berdasarkan area yang ditekuni. Skill ini memiliki 4 ide kunci:
  1. Mengajukan pertanyaan, mengumpulkan, mengatur, dan memproses informasi dan ide.
  2. Membayangkan kemungkinan, menyarankan alternatif, mencari solusi, dan menerapkan ide ke dalam tindakan.
  3. Berbicara sesuatu dan memberikan alasan untuk pemikiran tersebut dan menerapkan pengetahuan dalam situasi baru.
  4. Menerapkan logika dan penalaran, menarik kesimpulan dan merancang tindakan, mengevaluasi prosedur dan hasil.

Dalam kegiatan internship ini, pada situasi tertentu saya akan diminta untuk membantu berpikir menemukan solusi yang dibutuhkan ketika sebuah masalah terjadi di badan kepegawaian atau ketika saya mengikuti sebuah rapat penting yang dimana saya harus ikut berpikir dan menyimak pembahasan dalam rapat tersebut untuk saya tuangkan ke dalam catatan yang akan diberikan kepada mentor saya.

 

  • Applied Management Skills merupakan sebuah kemampuan praktis dalam membangun komunikasi efektif dan memperlihatkan pekerjaan yang sangat baik melalui perencanaan serta pengorganisasian yang terstruktur dan sistematis. Dalam kegiatan magang, ada banyak pekerjaan yang bisa sekaligus diberikan kepada saya sehingga tidak jarang pekerjaan utama yang seharusnya saya kerjakan pun tertinggal. Sehingga dengan menerapkan soft skill ini, membantu saya untuk mengatur waktu tugas yang diberikan berdasarkan kategori yang saya bagi dalam beberapa hal yaitu kategori penting atau dibutuhkan sekarang dan bisa dikerjakan nanti.

 

  • Initiative merupakan kemampuan individu untuk banyak akal dan bekerja tanpa harus selalu diberitahukan apa yang harus dilakukan. Mereka yang menunjukkan inisiatif memperlihatkan bahwa mereka dapat berpikir sendiri dan mengambil tindakan yang diperlukan. Dalam kegiatan magang, setiap pekerjaan yang saya lakukan tidak bisa selalu membutuhkan pendapat atau arahan dari mentor karena beliau mempunyai kesibukannya sendiri sehingga hal ini membuat saya untuk mengambil keputusan sendiri yang dimana hal ini juga harus ditanggung jawabkan oleh saya pribadi.

 

  • Adaptability merupakan keterampilan individu dalam menyesuaikan diri dengan perubahan di lingkungan perusahaan. Seseorang yang memperlihatkan kemampuan beradaptasi di tempat kerja memiliki sifat yang fleksibel dan dapat merespon secara efektif dalam kondisi kerja mereka, bahkan jika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Mereka biasanya dapat bekerja baik secara sendiri maupun dengan anggota lain. Dalam kegiatan magang, skill ini menjadi salah satu tantangan yang harus saya hadapi. Karena, pada situasi tertentu saya bisa berada pada tempat baru, mendapat pekerjaan diluar dari tugas administrasi, bertemu dengan atasan maupun divisi-divisi lain sehingga mengadaptasikan diri pada situasi tersebut adalah sangat penting.

 

Berdasarkan pendapat pribadi saya program enrichment 3+1 yang diadakan oleh Bina Nusantara University merupakan sebuah pengalaman pribadi yang memberikan saya banyak manfaat. Terutama dalam hal-hal pengalaman baru. Selain itu dengan mengikuti program internship ini membuat saya bisa memutuskan apakah pekerjaan yang saya jalani saat ini cocok untuk diri saya atau tidak.

 

Selama saya mengikuti program internship, saya menghadapi beberapa tantangan atau masalah dalam dunia pekerjaan seperti:

  1. Beberapa kali mengalami kesulitan dalam beradaptasi dengan tempat, pekerjaan dan atasan yang bisa berbeda-beda dalam situasi tertentu serta sekaligus.
  2. Banyaknya pekerjaan yang diberikan membuat saya tidak dapat mengatur pekerjaan dengan baik.
  3. Seringnya melakukan kesalahan dalam menduplikasi berkas-berkas pegawai.
  4. Mengalami kesulitan dalam menggunakan software yang digunakan oleh administrasi.
  5. Membutuhkan penjelasan lebih dari sekali ketika diberikan tugas oleh mentor yang tidak dapat saya pahami.

 

Penanganan masalah yang saya lakukan untuk mengatasi tantangan atau masalah yang saya disebutkan diatas adalah sebagai berikut:

  1. Ketika saya berada ditempat baru perlahan saya akan mencoba untuk menikmati suasana tersebut. Lalu, dalam pekerjaan biasanya hanya terjadi ketika saya diberikan tugas diluar dari tugas administrasi, tetapi hal tersebut saya anggap sebagai pengalaman lain dalam dunia pekerjaan. Terakhir, ketika saya dihadapkan dengan seorang atasan, maka saya akan menerapkan applied management skills untuk menambahkan performa pekerjaan saya secara baik.
  2. Ketika saya diberikan banyak pekerjaan, saya membaginya berdasarkan pekerjaan utama dan pekerjaan tambahan serta mengurutkannya berdasarkan pekerjaan yang dibutuhkan saat itu juga dengan pekerjaan yang bisa dikerjakan nanti.
  3. Melakukan kesalahan duplikat membuat banyak kertas yang terbuang, sehingga sebelum saya menduplikat berkas, saya biasakan untuk memeriksa berkas sebanyak 2 kali untuk memastikan sebelum akhirnya saya duplikasikan berkas tersebut.
  4. Minimnya pengetahuan saya dalam penggunaan software membuat pekerjaan yang saya lakukan terhambat, sehingga dengan saya mempelajari sendiri perangkat software melalui internet menambahkan pengetahuan saya dalam penggunaan perangkat software.
  5. Solusi yang saya lakukan adalah dengan mencatat. Setiap kali mentor saya memberikan penjelasan terkait pekerjaan yang harus saya lakukan, saya akan mencatat di handphone agar memudahkan saya untuk mengingat dan melaksanakan pekerjaan yang diberikan.

Dalam kegiatan magang yang telah berlangsung selama 6 bulan di Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan, telah memberikan saya banyak sekali manfaat dan pengalaman yang didapatkan dalam menjadi pegawai di posisi Administrator Human Resource. Mendapatkan posisi ini di kementerian pendidikan membantu saya untuk menelusuri rasa keingintahuan bagaimana sistem pemerintahan berjalan, serta juga membantu saya dalam mengembangkan atau mengasah ilmu dan kemampuan baru disana.

 

Selama menjalankan program ini, kegiatan magang yang saya jalani telah sesuai dengan learning plan. Salah satu soft skill yang menurut saya paling terasa selama menjadi Administrator Human Resource adalah Digital and Technology Fluency yang dimana seringkali kegiatan yang saya lakukan berkaitan dengan software. Tujuannya untuk menginput dan mengarsip keseluruhan data atau berkas milik pegawai.

 

Selain itu, Applied Management Skills menjadi kemampuan yang dipandang penting bagi saya. Hal ini tergambarkan ketika saya menjalankan kegiatan magang di Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan, posisi Administrator Human Resource tidak hanya mengerjakan pekerjaan untuk divisi sendiri tetapi juga membantu pekerjaan untuk divisi lain, sehingga pekerjaan utama yang seharusnya saya kerjakan tercampur dengan pekerjaan lain diluar divisi saya.

 

Berdasarkan kesimpulan diatas, saran yang dapat saya berikan bagi Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan adalah sebaiknya Administrator Human Resource lebih berfokus pada pekerjaannya sehingga dapat terciptanya hasil kinerja yang baik dan tercapainya target yang telah ditetapkan.