Pentingnya Teamwork Antar Divisi dalam Meningkatkan Efektifitas (Pengalaman Internship di Mahkamah Agung)

Oleh: Gaby Andrea Ananda dan Syakina Alening 

Mahkamah Agung Republik Indonesia adalah sebuah lembaga tinggi negara dalam sistem ketatanegaraan Indonesia yang merupakan pemilik kekuasaan kehakiman bersanding dengan dengan Mahkamah Konstitusi dan bebas dari pengaruh cabang-cabang kekuasaan lainnya. Wewenang Mahkamah Agung melingkupi lingkungan peradilan agama, lingkungan peradilan militer, badan peradilan dalam lingkungan peradilan umum, dan juga lingkungan peradilan tata usaha negara.

Berdirinya Mahkamah Agung RI sangat berkaitan dengan masa penjajahan Indonesia. Tepat satu hari setelah Negara Republik Indonesia merdeka tepatnya pada tanggal 18 Agustus 1945. Lembaga tinggi tersebut, disahkan dengan Undang – Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 19945 dengan periode maksimal menjabat adalah 5 tahun juga dengan maksimal 60 orang Hakim Agung. Mahkamah Agung didirikan dengan menggunakan metode penyusunan yang didominasikan oleh Komisi Yudisial juga persetujuan DPR dan penetapan Presiden.

Visi: Terwujudnya Badan Peradilan Indonesia yang Agung

Misi:

  1. Menjaga Kemandirian Badan Peradilan
  2. Memberikan Pelayanan Hukum yang Berkeadilan
  3. Meningkatkan Kualitas Kepemimpinan Badan Peradilan
  4. Meningkatkan kredibilitas dan Transparansi Badan Peradilan

Struktur Organisasi Mahkamah Agung

Dengan visi dan misi yang jelas serta fungsi tugas dan pokok yang jelas, Mahkamah Agung memiliki struktur dan Organisasi Perusahaan yang jelas juga, mulai dari bidang Yudisial maupun Non Yudisial, jika dilihat dari bagan dibawah terdapat 2 pecahan besar yaitu Sekretariat Mahkamah Agung dan Kepaniteraan Mahkamah Agung. Posisi Kami berada dibawah Kepaniteraan Mahkamah Agung di bagian Administrasi Panitera Muda Pidana Khusus.

Bagan Struktur Organisasi Mahkamah Agung (Sumber: Website Mahkamah Agung https://www.mahkamahagung.go.id/id/struktur-organisasi-mahkamah-agung-ri )

Posisi dan Peran Mahasiswa

Posisi kami selama proses Internship sebagai Staff Badan Urusan Administrasi di Mahkamah Agung RI dimana kami akan melaksanakan urusan administrasi perkara di bidang pidana khusus dengan melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas, memasukan data berkas ke dalam excel, menduplikat berkas dan mencatat serta mengecap surat yang akan dikirim ke Pengadilan Negeri atau Kejaksaan Negeri. Berkas-berkas yang kami kerjakan biasanya adalah surat Relaas pemberitahuan kasasi, dimana isi dari surat tersebut menyatakan bahwa putusan terdakwa sudah di registrasi di kasasi pidana khusus, biasanya surat ini dikirimkan kepada pengadilan negeri, kejaksaan negeri, dan keluarga terdakwa. Surat Relaas Pemberitahuan Kasasi yang kami kerjakan bersifat penting, dikarenakan tugas ini menjadi salah satu kewajiban Mahkamah Agung RI untuk memberitahukan terkait status putusan terdakwa.

Selain itu, kami juga mengerjakan perpanjangan penahanan dan petikan putusan para terdakwa. Petikan putusan adalah ringkasan keputusan dari Mahkamah Agung RI, biasanya ringkasan tersebut berisi status tentang gugatan yang diajukan, apakah ditolak atau dikabulkan.

Status ditolak gugatannya mempunyai kekuatan hukum yang tetap, jadi tidak bisa diganggu gugat dan tidak bisa diajukan kembali. Biasanya alasan gugatan ditolak karena bukan merupakan kewenangan pengadilan ataupun bukan merupakan perkara yang dapat diajukan. Perkara yang tidak dapat diajukan contohnya adalah ketika perkara tersebut kurang pihak, pasal yang disebutkan tidak sesuai dengan pasal yang diajukan dan bukan merupakan bagian dari hukum perdata, agama, atau pidana.

Berkas yang kami terima biasanya sudah melewati proses penomoran registrasi di divisi sebelumnya, maka dari itu kami hanya menginput nomor-nomor perkara di excel agar nomor perkara tercatat dan menjadi arsip bagi instansi. Lalu, pada saat menduplikat berkas, biasanya kami akan menduplikat berkas petikan putusan, berkas perpanjangan penahanan ataupun surat panggilan pemberitahuan kasasi. Berkas salinan dan berkas perkara yang sudah kami kerjakan biasanya akan dikirimkan ke Pengadilan Tinggi atau Pengadilan Pengaju, salinan tersebut juga kami jadikan arsip perusahaan.

Tidak hanya itu, biasanya kami akan mempersiapkan surat-surat yang akan dikirim, seperti misalnya menuliskan nomor berkas, alamat pengadilan pengaju, dan mengecap surat-surat tersebut, dalam sehari kami bisa mengirimkan lebih dari 50 surat relaas kepada pengadilan negeri, kejaksaan negeri dan keluarga terdakwa. Surat-surat tersebut nantinya akan kami salin untuk menjadi bagian arsip instansi.

Kesesuaian dengan Learning Plan

Kegiatan Internship yang dilakukan oleh kedua pemagang di Mahkamah Agung RI berlangsung selama 4 bulan. Dimulai pada bulan 22 Februari 2021 sampai dengan 22 Juni 2021. Kegiatan dimulai pada pukul 08:00 WIB dan berakhir pada 15:00 WIB, dan karena adanya pandemi, sistem kerja kami pun menjadi WFO (Work From Office) dan WFH (Work From Home) dimana biasanya akan di rolling setiap minggunya. Senin, Rabu, Jumat WFO (Work From office), lalu Selasa dan Kamis WFH (Work From Home) dan sebaliknya pada minggu depannya dan seterusnya.

Dalam kegiatannya, kami mempunyai Learning Plan sebagai bahan tumpuan dalam melaksanakan Internship di Mahkamah Agung seperti halnya soft skills yang diperlukan dan juga teknik kompetensi. Sebagai mahasiswa Psikologi ada beberapa poin dari teknikal kompetensi yang dibutuhkan dalam Internship diantaranya adalah:

Technical Competency

  1. Kemampuan menggunakan software untuk membantu praktik psikologi di Industri. Sebagai mahasiswa yang melakukan Internship di bidang Administrasi, penggunaan software sangat dibutuhkan. Untuk memperoleh dan mencatat data nomor berkas perkara, dibutuhkan ketelitian dalam mengoperasi software seperti Ms. Excel, Ms. words dan lain lain. Ketepatan dan kecepatan dalam mengerjakan tugas di bidang administrasi juga diperlukan agar tugas yang diberikan selesai dengan tepat waktu, maka dari itu jika kami tidak bisa menggunakan software yang ada maka akan terjadi keterhambatan.
  1. Kemampuan untuk menggunakan oral dan komunikasi tertulis yang efektif sebagai dasar dalam Psikologi. Komunikasi oral maupun tertulis diperlukan dalam kegiatan kami, pasalnya untuk berhubungan dengan supervisor maupun kolega antar divisi lain sangat penting, karena tugas yang diberikan dari pihak Mahkamah Agung RI bersifat “birokrasi” atau bisa dikerjakan bilamana tugas sebelumnya sudah diselesaikan, dan akan diberikan kepada subdivisi lain jika tugas yang dikerjakan sudah selesai. Dengan menggunakan komunikasi yang efektif dalam pembagian atau pendelegasian tugas, maka akan lebih mudah untuk menyelesaikan semuanya dalam waktu yang sudah ditentukan.

Soft Skills

Acuan lain dalam kegiatan Internship kami adalah soft skills. Kami mendapatkan bagaimana pentingnya penggunaan soft skills sebagai mahasiswa magang di bagian administrasi, seperti:

  1. Digital and Technology Fluency

Dikutip dari (What Is Digital Fluency? – Definition & Example, 2018) Digital and technology fluency adalah kemampuan untuk memilih dan menggunakan alat digital dan teknologi yang tepat untuk mencapai hasil tertentu. Dimana seperti yang sudah dibahas sebelumnya, pada bagian divisi administrasi, Kami memerlukan keterampilan dalam penggunaan teknologi dan digital dalam sebagian besar tugasnya untuk mencapai hasil-hasil yang sudah ditentukan.

  1. Applied Management Skills

Kunci penting dalam mengerjakan tugas yang diberikan salah satunya Kami harus memiliki dan mengembangkan kemampuan dalam mengatur diri dan juga waktu, karena tugas yang biasa Kami kerjakan itu bersifat birokrasi atau hanya dapat dikerjakan bila tugas dari divisi atasan Kami sudah selesai dikerjakan. Jika Kami tidak dapat mengaplikasikan kemampuan soft skills ini, pastinya Kami akan selalu keteteran dan susah untuk menepati timeline tugas yang sudah diberikan.

  1. Initiative

Ada beberapa situasi dimana Site Supervisor Kami berhalangan untuk hadir, oleh karena itu memiliki initiative dalam bertugas sangat diperlukan. Seperti memilih untuk mengecek pekerjaan yang belum selesai sebelum ditugaskan oleh Site Supervisor agar tidak mengulur waktu, meminta pekerjaan yang harus dikerjakan, membantu supervisi lain dalam menuntaskan pekerjaan dan mengerjakan pekerjaan yang sebelumnya belum diselesaikan tanpa harus disuruh.

  1. Adaptability

Dalam salah satu “Soft skills sebagai bagian dari pekerjaan” yang di upload oleh BINUS University, terdapat poin flexibility and adaptability sebagai kemampuan yang dimiliki untuk beradaptasi terhadap lingkungan pekerjaan. Hal tersebut kami aplikasikan dalam kegiatan magang kami, karena Badan Urusan Administrasi dibagi antar beberapa divisi. Dimana, mudah beradaptasi sangat diperlukan. Kami beberapa kali diberikan tugas untuk memperoleh beberapa berkas atau mengonfirmasi beberapa hal pada divisi lain sehingga mengadaptasikan diri di beberapa situasi untuk berkomunikasi pada orang lain sangat penting. Selain itu, setiap bulannya perputaran kolega magang yang ada di Mahkamah Agung RI terus berputar, berganti setiap bulan, maka dari itu Kami harus bisa cepat beradaptasi dengan kolega-kolega baru agar dapat tercipta lingkungan pekerjaan yang sehat serta dengan begitu, Kami mampu mengerjakan tugas dengan tepat waktu tanpa terkendali tidak kenal dengan A atau B.

Penuntasan Tugas dan Penanganan Masalah

Tugas yang diberikan kepada Kami merupakan tugas administratif yang harus dikerjakan oleh beberapa orang di berbagai divisi, maka dari itu jika ingin menyelesaikan tugas secara keseluruhan, maka dibutuhkan kerja tim yang efektif dan dikelola dengan baik. Kendala atau masalah yang Kami hadapi selama melakukan kegiatan Internship biasanya terjadi karena menumpuknya pekerjaan namun kurangnya kerja sama sehingga tidak dapat diselesaikan secara cepat dan tanggap. Kata efektif di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI adalah dapat membawa hasil; berhasil guna (tentang usaha, tindakan); mangkus, dimana Kami menyimpulkan bahwa efektif merupakan suatu tindakan yang berhasil dan dapat memberikan sesuatu (hasil). Efektivitas sendiri menurut Effendy (Kamus Komunikasi, Bandung: Mandar Maju 2012) adalah ketika komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan direncanakan sesuai dengan waktu, biaya dan juga sumber daya manusia nya.

Dalam salah satu sub bab buku yang berjudul “ Effective Teamwork: Practical Lessons from Organizational Research “ dikatakan bahwa kerja sama tim atau team works merupakan salah satu cara ideal untuk bekerja didalam organisasi dikarenakan dengan cara tersebut, pekerjaan mereka selalu berhasil. Riset yang mereka paparkan di dalam buku tersebut juga berkata bahwa kerja tim yang dikelola dengan baik memiliki kecenderungan dampak positif dalam performa organisasi tsb.

Dengan begitu, Kami sangat sadar bahwa pentingnya mengelola kerjasama tim yang baik dan efektif mampu membantu Kami untuk menuntaskan semua pekerjaan dan tugas yang diberikan kepada Kami dengan tepat waktu. Selain itu, dengan adanya kerjasama tim, maka beban tugas yang diberikan pun juga ringan, sehingga tercipta tingkat stress yang rendah diantara kolega-kolega magang di Mahkamah Agung RI.

Kerjasama tim memang berperan penting di dalam penuntasan masalah maupun menyelesaikan tugas, tetapi ada hal penting lainnya yang Kami rasakan ketika menjalani internship ini, yaitu mengaplikasikan :

  1. Self Management

Mengatur diri sendiri merupakan salah satu soft skills yang sangat berpengaruh di dalam diri Kami. Menurut Cormier (dalam Isnaini & Taufik, 2015), “self-management” memiliki kelebihan dimana dengan adanya strategi dalam pengelolaan diri dapat meningkatkan pengamatan seseorang untuk mengontrol lingkungannya, mengurangi ketergantungan seseorang dengan orang lain, pendekatan yang mudah, tidak sulit untuk digunakan, dan dapat meningkatkan proses belajar secara umum saat berhubungan dengan lingkungan baik pada situasi bermasalah maupun tidak. Oleh karena itu, dengan mengatur diri sendiri Kami bisa menyusun mana skala prioritas pada saat mengerjakan tugas yang diberikan. Skala prioritas yang dibuat membantu Kami menyelesaikan semua tugas yang diberikan dengan tepat waktu. Selain itu Kami juga bisa mengatur semua kegiatan yang Kami lakukan dikala internship ini, seperti misalnya melakukan tugas yang diberikan oleh BINUS atau mengikuti acara-acara lain.

  1. Communication

Menurut Louis Forsdale dalam (Polii DKK, 2019) “communication is the process by which a system is established, maintained, and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Menafsirkan arti diatas, menurut Forsdale (Polii DKK, 2019), komunikasi juga dapat diartikan sebagai proses pemberian sinyal untuk suatu aturan tertentu. Tugas-tugas yang diberikan kepada Kami sangat membutuhkan peranan penting komunikasi untuk menyampaikan sinyal dengan baik. Dalam kegiatannya, Kami harus mampu mendelegasikan tugas atau berbicara terhadap kolega yang lain atau atasan-atasan Kami terkait dengan peran dan posisi masing-masing. Proses komunikasi yang baik akan tercipta lingkungan kerja yang baik juga, karena dampak miss communication akan lebih minim karena Kami selalu berusaha untuk mengaplikasikan soft-skills ini kedalam kegiatan Kami.

  1. Planning & Organize

Menurut Nathania (2020), Planning sangat penting dalam sebuah pekerjaan untuk menentukan bagaimana target yang akan dibuat dalam jangka pendek maupun panjang. Organizing juga dapat membantu kita dalam menentukan apa yang harus dilakukan pada hari ini, minggu selanjutnya bahkan hingga tahun kemudian. Melakukan perencanaan dan mengorganisir pada saat mengerjakan tugas yang diberikan atau menuntaskan masalah sangat membantu Kami, karena biasanya Kami bisa menuliskan dan mendistribusikan lebih dari 100 surat Relas untuk dikirim ke Pengadilan Negeri di wilayah Indonesia. Mengorganisir semua berkas-berkas yang ada, membuat Kami menjadi mudah untuk mencari berkas yang hilang atau salah input.

  1. Team Work

Menurut West (dalam Fadila, 2011) “Telah banyak riset membuktikan bahwa kerja sama secara berkelompok mengarah pada efisiensi dan efektivitas yang lebih baik. Hal ini sangat berbeda dengan kerja yang dilaksanakan oleh perorangan” Maka dari itu, dalam kegiatannya Kami beradaptasi dengan baik guna untuk merekatkan hubungan sesama kolega maupun antar divisi dan juga meningkatkan kerja sama pada saat berkegiatan agar pemberian tugas dapat diselesaikan dengan baik, tanggap serta tidak mengulur waktu sehingga pekerjaan yang ada tidak berakhir menumpuk.

  1. Initiative & Enterprise

Kemampuan untuk memiliki Initiative untuk menindak lanjuti rencana sangat diperlukan sebagai Kami di Mahkamah Agung, terutama saat Site Supervisor tidak hadir. Menurut Nathania (2020), Inisiatif merupakan bentuk sikap yang sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan maupun organisasi. Jika anggotanya bersikap pasif dan tak mau mengambil peran, maka perusahaan maupun organisasi tersebut tidak akan bisa maju. Oleh karena itu Kami butuh mengembangkan sifat tersebut agar dapat menindaklanjuti beberapa hal yang sekiranya dapat diselesaikan oleh Kami sendiri.

  1. Problem Solving & Decision Making

Menurut Plumbo (dalam Sulasmono, 2012) Problem Solving secara fungsinya merupakan cara bagaimana stimulus tertentu menjadi in-put melalui sistem sensori ingatan, yang kemudian diproses melalui memori working memory/short term memory setelah itu disimpan bersama peristiwa lain yang satu kategori dalam Long Term Memory. Sedangkan menurut Harris (dalam Pranoto 2017), Decision Making merupakan “Pengambilan studi tentang mengidentifikasi dan memilih alternatif berdasarkan nilai-nilai dan preferensi dari pembuat keputusan. Membuat keputusan menyiratkan bahwa ada alternatif pilihan untuk dipertimbangkan, dan dalam kasus seperti itu kita ingin tidak hanya untuk mengidentifikasi sebanyak alternatif ini mungkin tetapi untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan tujuan kita, tujuan, keinginan, nilai-nilai, dan sebagainya”. Oleh karena itu, selain memiliki Initiative, kemampuan untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan juga diperlukan saat Site Supervisor sedang tidak dapat mendampingi Kami. Kami menyelesaikannya dengan bekerjasama dengan kolega satu divisi maupun kolega divisi lain untuk mendiskusikan keputusan atau penyelesaian yang tepat.

Kesimpulan

Teamwork yang dikelola dengan baik dan dapat dijalankan dengan efektif mampu meringankan dan membantu Kami dalam melakukan pekerjaan yang diberikan, maka dari itu pentingnya kerja tim yang baik sangat diperlukan dalam kegiatan kali ini. Mengaplikasikan semua soft skills yang telah dipaparkan di dalam learning plan dan juga mengikuti arahan 6 key soft skills dalam EES (Employability & Entrepreneurial) juga menjadi salah satu rahasia keberhasilan yang Kami dapatkan ketika menyelesaikan masalah. Selain itu, program Internship 3+1 yang diberikan oleh BINUS University sangat memberikan dampak positif bagi Kami, mulai dari pengalaman terjun langsung ke dalam dunia pekerjaan, prosedur pekerjaan dalam suatu instansi, pengetahuan baru, wawasan baru serta relasi baru.

Melakukan magang di Mahkamah Agung RI memberikan peluang yang besar bagi Kami ketika lulus dari BINUS University, karena semua kemampuan yang diasah dan dikembangkan pada saat melakukan magang menjadi bekal dan kunci bagi Kami nanti. Selain Kemampuan soft skills Kami yang diasah, kompetensi teknik juga tidak lupa Kami asah, dengan mengasah kompetensi teknik, kepercayaan diri Kami sangat meningkat karena Kami sadar kemampuan-kemampuan apa yang Kami miliki dan kekurangan apa yang Kami miliki, yang tentunya selalu diperbaiki ketika mengikuti kegiatan ini.

Selama kurang lebih empat bulan, Kami banyak sekali mendapatkan ilmu dari kegiatan ini, dimana semua ilmu yang Kami dapatkan membantu Kami menjadi sumber daya manusia yang memiliki kualitas dan kompetensi yang baik. Kami yakin nantinya akan menjadi sumber daya manusia yang dapat bersaing di kancah nasional maupun internasional.

Gambar Gaby Andrea Ananda

Gambar Syakina Alening