Oleh: Ayu Wandira Gustriandini Meivitazahra Hariyanto

Flux Asia Solusindo atau dikenal dengan Idenya Flux bergerak di bidang digital advertising agency yang saat ini letak kantor pusat utama dari perusahaan berada di Senayan, Jakarta. Lebih lengkapnya alamat dari kantor PT. Flux Asia Solusindo bertempat di Jl. Mas Murni No. D16, RT/003/RW.012, Grogol Utara, Kecamatan Kebayoran Lama, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta. PT. Flux Asia Solusindo berdiri di tahun 2019 yang berawal dari sebuah graphic house bernama Flux Design.

Saat ini PT. Flux Asia Solusindo telah mencapai sekitar 80 karyawan yang terdaftar bekerja di akhir tahun lalu dan masih akan berkembang kedepannya. PT. Flux Asia Solusindo dikepalai oleh Bapak Yohanes Auri sejak awal berdirinya perusahaan sampai saat ini. Perusahaan PT. Flux Asia Solusindo memiliki visi dan misi berawal dari inspirasi kemampuan King Midas untuk dapat menghasilkan segala hal yang disentuh menjadi emas. Berangkat dari inspirasi tersebut, PT. Flux Asia Solusindo memiliki misi untuk membantu klien dalam membuat tujuan bisnis klien terwujud dengan ide-ide “emas” PT. Flux Asia Solusindo yang mana telah terbukti dengan klien-klien besar yang telah dibantu kesuksesan bisnisnya.

Flux Asia Solusindo dalam memberikan jasa servis advertising kepada klien secara lengkap tanpa terkecuali. Servis-servis yang diberikan PT. Flux Asia Solusindo seperti 360 strategy campaign, video commercials, dan digital social media. Servis pertama yaitu 360-degree strategy campaign. Servis 360-degree communication digunakan untuk menjangkau audiens dengan menggunakan berbagai cara secara konsisten dengan tujuan untuk meningkatkan pengetahuan merk, desain perubahan perilaku audiens, dan membantu perusahaan meraih target.

Servis kedua yaitu servis video commercial. Servis video commercials dibuat sebagai media bagi klien perusahaan untuk dapat menyampaikan pesan bermakna secara audiovisual. Servis video commercial seperti yang PT. Flux Asia Solusindo lakukan digunakan untuk memaksimalkan pemasaran produk atau jasa yang hendak dipasarkan secara komersial. PT. Flux Asia Solusindo menyediakan servis tersebut karena servis dapat berguna untuk mendongkrak brand awareness audiens akan pesan juga klien perusahaan melalui pesan yang kuat dari video commercial (2021). Dengan begitu, klien diharapkan dapat mencapai target yang sesuai dengan bantuan jasa ide-ide “emas” PT. Flux Asia Solusindo.

Servis ketiga yaitu servis digital and social media. Servis dengan menggunakan digital and social media memberikan kesempatan bagi perusahaan klien untuk dapat mencapai target pemasaran dengan biaya yang rendah (Ajina, 2019). Servis digital and social media juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan brand awareness selain dengan pemasaran dengan biaya rendah (Dwivedi et al., 2021). Servis ini dibutuhkan karena orang-orang mungkin termasuk audiens perusahaan klien menghabiskan waktu untuk mencari informasi, produk, layanan online, berkomunikasi dengan konsumen lain tentang pengalaman mereka dan saling terhubung dengan bisnis yang mereka miliki (Dwivedi et al., 2021). PT. Flux Asia Solusindo dalam servis ini hendak membantu produk atau jasa perusahaan klien merancang strategi yang tepat untuk digunakan dan ditujukan kepada audiens yang tepat melalui berbagai media sosial yang dimiliki perusahaan klien.

Peran dan Posisi Mahasiswa

Selama masa magang berjalan di perusahaan PT. Flux Asia Solusindo pada awalnya penulis ditugaskan dalam posisi sebagai HRGA (Human Resources and General Affair) Intern. Penulis dalam menjalankan posisi tersebut pada awalnya memiliki tugas HR seperti menangani rekrutmen mulai dari mengunggah lowongan kerja, menjadwalkan wawancara dengan kandidat dan user, mengirimkan dan menindaklanjuti tes perusahaan untuk kandidat, membuat surat penawaran serta perjanjian kontrak kerja karyawan baru, menangani rekrutmen dan dokumen perekrutan magang, memeriksa kehadiran karyawan di Talenta. Kemudian untuk tugas sebagai GA yaitu mengawasi dan menindaklanjuti jika ada permintaan terkait urusan umum (pembelian atau perbaikan). Selama awal masa magang berjalan penulis melaksanakan tugas yang telah dijelaskan oleh site supervisor yang kurang lebih merupakan pengelolaan proses rekrutmen termasuk data-data kandidat yang masuk ke proses rekrutmen. Selain itu, penulis juga belajar untuk mengunggah lowongan kerja melalui LinkedIn pribadi penulis. Penulis belajar untuk menyortir hasil kandidat yang telah mendaftar yang sesuai dengan kriteria user maupun site supervisor.

Tidak lama setelah itu, penulis dan site supervisor telah mendapat kandidat yang sesuai sebagai calon karyawan pada posisi HRGA staff. Setelah selesai proses rekrutmen dari calon karyawan, site supervisor memberitahu penulis bahwa akan pembaharuan untuk deskripsi tugas kerja penulis saat itu. Setelah pembaharuan dilakukan deskripsi tugas kerja penulis menjadi membantu proses rekrutmen (mengontak kandidat, menjadwalkan interview kandidat dengan tim HR maupun user, mengirimkan form aplikasi yang perlu diisi oleh kandidat sebelum interview, mengirimkan dan melakukan follow up dari tes yang diberikan kepada kandidat, membantu beberapa dokumen administrasi freelancer, mengecek latar belakang kandidat yang telah lolos hasil sortir, mengunggah iklan lowongan kerja di LinkedIn pribadi, Jobstreet, glints, dan facebook group agency, serta membuat surat draft keterangan, peringatan, juga membantu pembuatan PKWT untuk karyawan baru.

Lebih lengkapnya untuk sehari-hari peran penulis dengan posisi terbaru sebagai HR Intern diawali dengan mengunggah lowongan kerja jika terdapat lowongan kerja yang diperlukan, kemudian penulis akan segera membuat sortir kandidat yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Setelah itu, saya akan segera mengirimkan hasil sortir kepada site supervisor, setelah site supervisor memilih dan menyetujui maka saya akan segera mengontak kandidat untuk menjadwalkan interview sekaligus untuk meminta kandidat mengisi form aplikasi. Selesai dari penjadwalan dengan kandidat, site supervisor, atau dengan user, saya akan mengikuti interview mendengarkan dan mencatat poin-poin penting kemudian saya infokan setelah interview kepada site supervisor. Setelah itu, saya akan mengirimkan tes dan memasukkan data-data kandidat ke database rekrutmen. Kemudian, jika terdapat interview lanjutan jika secara offline maka saya akan mengarahkan kandidat ke kantor dengan berkoordinasi dengan HRGA staff di kantor, user, juga site supervisor jika diperlukan. Setelah interview site supervisor dan user akan berdiskusi mengenai hasil interview dan kemampuan juga kepribadian dari kandidat apakah sesuai dengan kriteria. Jika setelah hasil tes tidak lolos maka saya akan mengirimkan surat penolakan kepada kandidat melalui email, namun jika kandidat lolos saya akan menginfokan kontak kandidat untuk dapat segera melakukan proses rekrut, negosiasi gaji, juga onboarding dengan site supervisor penulis dibantu dengan HRGA staff. Penulis kemudian akan segera memproses database kandidat sebagai karyawan serta membantu membuat PKWT kontrak kerja karyawan. Setiap harinya penulis terus berkoordinasi dengan site supervisor untuk bertukar informasi mengenai kandidat, mendiskusikan feedback yang diberikan kepada penulis juga berkoordinasi dengan HRGA staff di kantor terkait interview offline lanjutan dengan user serta pekerjaan tambahan lainnya yang dibutuhkan.

Kesesuaian dengan Learning Plan

Penulis melaksanakan kegiatan sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang tertera pada Learning Plan yang telah disetujui faculty supervisor juga site supervisor. Kegiatan yang dilakukan sempat ada perubahan pada deskripsi pekerjaan dikarenakan terdapat staf HRGA yang baru saja masuk sehingga deskripsi pekerjaan saya perlu disesuaikan.

Pada awalnya deskripsi pekerjaan penulis termasuk menangani proses rekrutmen dimulai dari pengunggahan lowongan kerja, menjadwalkan interview untuk kandidat dan juga user, mengirimkan dan melakukan follow up tes yang diberikan setelah interview secara online, membuat surat penawaran dan perjanjian kontrak (PKWT) dan memperbaharui nya melalui database rekrutmen. Penulis juga menangani rekrutmen dan dokumen untuk magang, serta mengecek kehadiran karyawan melalui Talenta. Dalam deskripsi pekerjaan General Affair penulis memiliki tugas untuk mengawasi dan melakukan follow up terkait permintaan mengenai urusan umum. Dalam deskripsi pekerjaan awal penulis hampir 80 persen menangani proses rekrutmen dan 20 persen menangani dokumen administratif juga memasukkan data-data karyawan baru ataupun kandidat ke database rekrutmen.

Setelah staf HRGA baru masuk deskripsi pekerjaan penulis berubah menjadi membantu proses rekrutmen dengan mengontak kandidat, menjadwalkan interview kandidat dengan user, memberikan tes dan melakukan follow up, membantu beberapa dokumen administratif dari freelancer, mengecek latar belakang kandidat, mengunggah lowongan kerja ke beberapa aplikasi seperti (LinkedIn pribadi, Jobstreet, dan Glints serta Grup Facebook Agensi), membuat surat draf terkait surat keterangan, peringatan juga penolakan (bagi kandidat yang tidak lolos).

Keseluruhan pekerjaan yang penulis jalankan selama masa magang mengacu pada panduan Learning Plan yang telah disetujui sehingga hasil pembelajaran dari masa magang dapat tercapai. Dalam Learning Plan yang telah disetujui terdapat beberapa Learning Outcomes yang disetujui yang dibedakan menjadi dua yaitu kompetensi teknis dan soft skills. Berdasarkan Learning Plan dan Learning Outcomes penulis diharapkan untuk dapat mengembangkan kompetensi teknis dan soft skill selama menjalankan magang.

Technical Competencies dan Soft-Skills

Kegiatan yang penulis lakukan dalam menerapkan kompetensi teknis selama masa magang di bagian Human Resource PT. Flux Asia Solusindo seperti kemampuan dalam melakukan metode observasi ketika interview berjalan penulis mencoba melakukan observasi dan menuliskan verbatim dari interview. Setelah itu, penulis mencoba meringkas secara singkat, padat, dan jelas untuk menginfokan beberapa hal penting kepada site supervisor penulis. Site supervisor penulis akan menanyakan terkait interview tersebut dan kandidat sehingga penulis membuat ringkasan singkat dari hasil pengamatan penulis dan kemudian site supervisor penulis memberikan feedback dan mendiskusikan lebih lanjut hasil interview dengan user.

Metode observasi tersebut sebelumnya telah penulis pelajari pada mata kuliah methods of observation and interview. Penulis mencoba mengaplikasikannya saat penulis mengikuti interview dan meringkas hasil agar dapat lebih mudah dipahami site supervisor saya. Selain metode observasi, penulis juga berusaha meningkatkan kemampuan komunikasi penulis baik secara lisan maupun tertulis. Penulis mencoba selalu melakukan komunikasi secara sistematis dan efisien sehingga pesan dapat tersampaikan dengan jelas, baik, dan benar. Salah satu contohnya penulis selalu menginfokan segera kepada site supervisor terkait tugas-tugas yang telah penulis selesaikan. Selain itu, penulis juga menginfokan jika terdapat beberapa isu yang ditanyakan kandidat namun penulis belum memiliki pengalaman dalam hal itu.

Pertama, Collaboration adalah proses yang perlu diasah individu yang mana pihak-pihak yang melihat aspek berbeda dari suatu isu yang dapat membangun dengan melihat perbedaan masing-masing untuk mencari solusi dari kemungkinan yang ada. Kolaborasi erat kaitannya dalam membangun kepercayaan juga persetujuan serta bekerja sama dalam tim (Goodheart, 2010). Kolaborasi dalam tim selama masa magang penulis lakukan dan saya latih saat penulis perlu berdiskusi dan bekerja sama dengan site supervisor juga staf HRGA terkait dengan proses rekrutmen.

Kedua, Critical and creative thinking adalah kemampuan untuk menghasilkan, mengevaluasi, menganalisis informasi yang didapat, membuktikan konsep dan ide, merefleksikan, mempertimbangkan alternatif yang dapat ditempuh, dan melakukan pemecahan masalah. Kemampuan ini tentu penting diaplikasikan selama masa magang. Salah satu contohnya saat penulis dihadapkan dengan salah satu isu seperti kandidat yang mengundurkan diri dari proses rekrutmen. Dalam menghadapi isu seperti itu dibutuhkan soft skill terkait untuk dapat menemukan pemecahan masalah yang tepat sehingga tidak merugikan pihak manapun.

Ketiga, applied management skills adalah kemampuan praktik yang dimiliki individu untuk dapat menjalankan komunikasi yang efektif, dan menunjukkan kinerja yang baik dengan melakukan organisasi dan perencanaan yang terstruktur dan sistematis. Soft skill tersebut  dibutuhkan terutama saat diberikan banyak tugas pekerjaan, penulis berusaha untuk dapat melakukan manajemen diri. Penulis mengorganisasikan dan merencanakan tugas dengan deadline terdekat dan tugas yang dapat diselesaikan lebih cepat berdasarkan kemampuan penulis.

Keempat, growth mindset adalah keyakinan bahwa kualitas diri individu dapat dikembangkan lebih jauh lagi dengan usaha, strategi, dan bantuan orang lain. Berdasarkan penelitian yang dilakukan Han dan Stieha (2020) individu dengan growth mindset menunjukkan banyak peningkatan dalam kinerja indivdiu memiliki korelasi yang positif dengan growth mindset. Keyakinan ini menguntungkan bagi penulis karena dengan keyakinan tersebut penulis dapat menyelesaikan tugas dengan waktu yang relatif lebih cepat. Pada contohnya ketika dihadapkan dengan isu saat masa magang atau kesalahan yang penulis lakukan, penulis berfokus pada apa yang dapat penulis pelajari dari kesalahan tersebut dan cara untuk menghindari atau meminimalisasikan masalah terjadi di kemudian hari.

Kelima, initiative adalah perilaku yang ditandai dengan memulai hal dari diri sendiri, berusaha untuk proaktif dan tekun dalam menghadapi hambatan. Soft skill initiative diperlukan dalam membantu penulis untuk dapat menyelesaikan tugas tanpa banyak memakan waktu. Penulis dapat memulai sendiri dengan tugas yang telah diberikan oleh site supervisor kemudian penulis juga mencoba bertanya jika terdapat beberapa hal yang belum jelas dari tugas yang diembankan kepada penulis oleh site supervisor.

Keenam, adaptability adalah kesiapan juga kemampuan individu untuk membuat tanggapan baik secara kognitif, perilaku, dan afektif tepat pada situasi yang tidak pasti dan baru. Kemampuan untuk beradaptasi pada lingkungan baru merupakan salah satu kemampuan penting tidak hanya dalam latar pekerjaan juga latar bertahan hidup sebagai manusia. Kemampuan adaptabilitas yang penulis lakukan yaitu saat pertama kali masuk magang di perusahaan PT. Flux Asia Solusindo yang memiliki flow kerja yang lebih cepat dibandingkan magang sebelumnya. Dengan situasi yang baru dan belum pernah penulis alami, penulis mencoba untuk beradaptasi dengan flow kerja dan cara kerja site supervisor penulis untuk dapat mengimbangi.

Ketujuh, social awareness adalah kemampuan untuk dapat menempatkan diri dalam perspektif orang lain dan berempati dengan orang lain yang memiliki latar belakang dan budaya yang berbeda untuk dapat memahami norma sosial dan etika yang dapat diterima, dan untuk dapat mengenali sumber daya dan dukungan keluarga, sekolah, dan orang lain. Kemampuan untuk dapat terhubung, berempati, dan sadar akan sekitar merupakan salah satu kemampuan penting bagi pekerja dalam bekerja setiap harinya. Salah satu contohnya penulis mencoba untuk berkenalan dan sharing dengan site supervisor yang memiliki latar belakang dan budaya yang berbeda sehingga penulis dapat menempatkan perspektif site supervisor dengan baik.

Penuntasan Tugas dan Penanganan Masalah

Penulis menghadapi beberapa tantangan seperti adaptasi dengan flow kerja di lingkungan yang baru, mempelajari tugas-tugas baru yang sebelumnya belum pernah memiliki pengalaman untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Penulis pertama perlu beradaptasi dengan lingkungan kerja PT. Flux Asia Solusindo yang berbeda dengan kesempatan magang sebelumnya. Flow kerja dari perusahaan yang bergerak di industri kreatif dan masih merupakan perusahaan startup, penulis perlu memiliki kecepatan kerja yang cukup untuk dapat mengejar juga mengerjakan tugas-tugas yang diberikan agar dapat selesai tepat waktu.

Selain itu, penulis dihadapkan pada beberapa tugas-tugas baru yang sebelumnya penulis belum memiliki pengalaman pada hal tersebut. Beberapa diantaranya seperti membantu pembuatan perjanjian kontrak dari karyawan baru, membantu membuat dokumen administrasi freelancer, membuat dokumen administratif bagi mahasiswa magang, juga melakukan pengunggahan lowongan kerja dengan menyesuaikan deskripsi pekerjaan dengan persyaratan dari user.

Penulis mencoba menanyakan beberapa hal terhadap site supervisor, namun terkadang site supervisor memiliki jadwal yang cukup lebih padat sehingga penulis mencoba mengambil solusi secara mandiri dan hati-hati. Penulis juga mencoba melihat alternatif apakah yang tersedia yang dapat penulis manfaatkan untuk dapat menyelesaikan isu atau kurangnya pemahaman penulis mengenai tugas yang diberikan. Penulis juga dihadapkan dengan kendala keterbatasan komunikasi yang hanya dapat dilakukan melalui Whatsapp personal chat sehingga terdapat beberapa hal yang tidak bisa saya tanyakan secara langsung kepada site supervisor.

Masalah-masalah tersebut penulis coba tangani secara mandiri beberapa kali  seperti saat terdapat hal yang kurang penulis pahami penulis mencoba mencari secara online terlebih dahulu dari sumber yang kredibel. Setelah itu, penulis coba tanyakan kepada site supervisor dan dijawab dengan penjelasan yang mudah dipahami sehingga saya lebih mengerti. Penulis mencoba juga untuk mengimbangi flow kerja di perusahaan PT. Flux Asia Solusindo tersebut. Penulis mencoba membuat notes tersendiri untuk dapat mencatat dan membuat prioritas tugas pekerjaan yang dapat diselesaikan terlebih dahulu berdasarkan deadline dan ukuran kemampuan penulis untuk pekerjaan yang dapat diselesaikan lebih cepat. Pada akhirnya, penulis terkadang mendapat bantuan dari staf HRGA juga site supervisor sehingga tugas dapat terselesaikan dengan baik.

Kesimpulan

Perusahaan PT. Flux Asia Solusindo merupakan perusahaan digital advertising agency. Saat ini PT. Flux Asia Solusindo merupakan perusahaan yang telah melayani lebih dari 50 klien dan 168 kampanye. PT. Flux Asia Solusindo memiliki visi berawal dari terinspirasi King Midas untuk dapat menghasilkan segala hal yang disentuh menjadi emas (2021). Kemudian misi dari perusahaan yaitu membantu klien untuk dapat sukses mencapai target yang diharapkan dengan bantuan ide-ide “emas” yang diberikan PT. Flux Asia Solusindo.

Klien-klien yang telah dibantu PT. Flux Asia Solusindo seperti klien industri telekomunikasi, perbankan, asuransi, penerbangan, fashion retail, grup perusahaan startup, makanan dan minuman, dan elektronik. PT. Flux Asia Solusindo memberikan servis 360-degree strategy campaign, video commercials, dan digital and social media. Dalam proses bisnisnya PT. Flux Asia Solusindo yakni tim account, tim kreatif, dan tim media sosial berkolaborasi sekaligus mengikuti rapat dengan klien terkait sesuai dengan servis yang klien hendak pilih untuk memasarkan produk atau jasanya.

Adapun tugas penulis sebagai mahasiswa magang dengan tugas membantu proses rekrutmen kemudian mengelola database rekrutmen, membuat surat terminasi, PKWT, dokumen administratif freelancer juga magang. Berdasarkan deskripsi tugas tersebut penulis juga mengimplementasikan materi perkuliahan seperti metode observasi dan wawancara selama mengikuti interview. Penulis juga mengaplikasikan kompetensi teknis lainnya serta soft skill yang tercantum dalam Learning Plan. Selama magang penulis kurang lebih membantu lebih banyak dalam proses rekrutmen.

Proses rekrutmen dalam PT. Flux Asia Solusindo berjalan dengan cepat sekitar 3 hari sampai satu minggu. Selain itu, penulis berusaha beradaptasi karena flow kerja dari perusahaan yang cukup cepat. Penulis berusaha untuk mengimbangi flow kerja tersebut agar dapat menyelesaikan tugas-tugas dengan baik dan benar.

Site supervisor juga staf HRGA perusahaan telah membantu saya belajar banyak selama masa magang sehingga saya mendapat insight baru terkait dengan cara kerja HR di bidang industri kreatif seperti apa.