Oleh: Ilham Aisy Rasyid

PT. Pola Proserve Engineering adalah salah satu perusahaan yang menyediakan pelayanan jasa perbaikan hingga Overhaul pompa dan Rotating Equipment. Pengalaman 12 tahun dari semenjak berdirinya perusahaan ini membuahkan hasil menjadi salah satu jasa repair pompa dan Rotating Equipment terbaik di Indonesia.

Pola Proserve Engineering mengarah pada market Oil and Gas, Power Plant, Petrochemical & Industrial. Untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan, kami memiliki filosofi yang kami pegang dari sejak berdirinya perusahaan ini, yaitu “CONTINOUS IMPROVEMENT” yang artinya kami tidak akan pernah berhenti untuk belajar dan melakukan pengembangan secara terus-menerus.

Seiring dengan berjalannya waktu dan kemajuan yang terjadi, PT. Pola Proserve Engineering pun melakukan beberapa Langkah strategis dari mulai Sumber Daya Manusia hingga Peningkatan kualitas Mutu produk, seperti:

  1. Mendukung dan meningkatkan program kompetesi keahlian kerja pada beberapa bidang seperti mekanikal, machining, field service dan lain-lain;
  2. Sertifikasi ISO, sebagai implementasi dari standart mutu kerja yang diakui baik lokal maupun internasional;
  3. Menerapkan dan meningkatkan implementasi program 5R (Ringkas-Rapi-Resik-Rawat-Rajin) dan program K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja). Sebagai manifestasi dari budaya industrial yang baik dan memberi keamanan dan kenyamanan bagi pekerja;
  4. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada melalui program-program training untuk mendukung target sasaran perusahaan.

Visi: Menjadi pemimpin pasar di bidang permesinan dan sistem yang berhubungan dengan air dan udara dengan menawarkan desain produk yang berkualitas untuk memenuhi harapan dan kepuasan pelanggan.

Misi:

    1. Perbaikan terus menerus dalam menghasilkan produk maupun jasa dengan tujuan untuk memuaskan pelanggan.
    2. Meningkatkan Skill dan kemampuan karyawan untuk meningkatkan produktivitas, mutu, dan ketepatan waktu pengiriman produk dan jasa.
    3. Memelihara dan meningkatkan kondisi kerja dengan tujuan untuk keamanan, Kesehatan dan menjaga lingkungan
    4. Memberikan pelayanan dan respon yang baik kepada pelanggan

Posisi dan Peran Mahasiswa

Penulis mendapatkan kesempatan magang di PT. Pola Proserve Engineering divisi Human Resource. Human Resource adalah salah satu departemen di sebuah perusahaan yang mengurus SDM atau Sumber Daya Manusia. Mulai dari Recruitmen hingga Organizational Development atau perkembangan organisasi.

Peran penulis di perusahaan ini adalah:

  1. Menginput data-data karyawan seperti:
    • Data Daily Work Card atau Aktivitas Kerja Harian
    • Data lembur
    • Data absen
  2. Menjalankan rekruitmen
  3. Membuat kuesioner untuk program Survey Employee Engagement
  4. Membantu pengerjaan projek People Development Improvement
  5. Membantu pengimplementasian program 5R oleh QHSE (Quality Health, Safety, and Environment)

Proses Bisnis di Perusahaan

(Sumber: Prosedur Penanganan Order (SOP-ENG-02 Penanganan Order)

Berikut adalah penjelasan mengenai flowchart di halaman sebelumnya:

  1. PO masuk dari customer kepada tim marketing dan sales engineer menganalisa apakah kemampuan dari karyawan kita mencukupi atau tidak. Jika mencukupi maka keluarlah SO, jika tidak maka PO ditolak
  2. Barang atau produk yang ingin dikerjakan datang ke workshop dan diterima oleh tim Warehouse.
  3. Tim Engineer menerima SO dan masing-masing bagian dari Engineer mengerjakan:
    • QC dan engineer mengecek kesalahan atau kerusakan dari produk yang datang.
    • CAD engineer membuat technical drawing dari produk tersebut
  4. Jika masalah sudah ditemukan, maka Engineer memberikan SO kepada tim workshop yang terdiri dari:
    • Machining: Jika ada parts yang membutuhkan perubahan atau pembuatan, maka tim Machining akan membuatnya (Fabrikasi)
    • Mechanic: Jika ada parts yang membutuhkan cleaning atau sandblast dan pengecetan maka tim Mechanic akan melakukannya.
    • Welding: Jika ada produk yang membutuhkan pengelesan, maka tim Welding akan mengelas produk tersebut
  5. Jika pekerjaan sudah selesai, maka tim mechanic akan melakukan assembly dari produk tersebut dan dibantu dengan tim machining dan Welding.
  6. Sebelum produk tersebut dikirim, maka produk akan di test run untuk mengantisipasi adanya kecacatan pengerjaan atau kesalahan-kesalahan minor maupun mayor. Produk juga akan di cek atau di inspect kembali oleh tim QC.
  7. Jika produk sudah baik dan matang maka produk akan dikirim ke customer.
  8. Jika produk sudah baik dan tidak ada keluhan dari customer maka tim marketing atau finance akan melakukan penagihan kepada customer.

Kesesuaian dengan Learning Plan

Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi program magang di PT. Pola Proserve Engineering yang sesuai dengan Learning Plan adalah:

  1. Berkolaborasi dengan HSE dalam menjalankan tugasnya.
    • Melakukan inspeksi 5R (Ringkas, Rapih, Resik, Rawat, Rajin) di area Workshop
    • Membantu pengetikan dokumen HSE Plan dengan data yang diberikan.
    • Membantu menerapkan protocol COVID-19 di area Workshop dan Office.
  2. Menginput data-data ke-HRDan
    • Menginput data absen ke dalam file Excel
    • Membuat data telat dari data absen.
    • Menginput data lembur karyawan
    • Menginput data Daily Work Card.
  3. Menjalankan Proses Rekrutmen calon karyawan baru.
    • Melakukan Sourcing calon karyawan baru
    • Melakukan seleksi awal, yaitu seleksi dokumen pelamar apakah pelamar tersebut memenuhi persyaratan untuk jabatan yang akan di lamar
    • Menjadwalkan untuk kegiatan Interview dan psikotes calon karyawan
    • Menjalankan kegiatan Interview Bersama Supervisor dan User.
  4. Membantu membuat pertanyaan untuk kuesioner Survey Kepuasan Karyawan.
  5. Membantu pembuatan system People Development Improvement

Technical Competencies dan Soft-Skills

Technical Competencies

  • Ability to use psychological perspective in analyzing an issue based on psychological theories/principles and findings in industry.
    • Kemampuan untuk menggunakan perspektif Psikologi dalam menganalisa sebuah isu yang berbasiskan dengan teori psikologi dalam industri. Dalam praktik atau pekerjaan HRD (Human Resource Development) penulis menggunakan teori Big Five Personality Theories dari Allport dan Cattell untuk rekrutmen dan Interview.
  • Ability to use methodological approach in finding solution to an issue in industry
    • Kemampuan untuk menggunakan pendekatan metodologis dalam mencari solusi terhadap permasalahan di Industri. Dalam program Internship, salah satu tugas penulis yaitu pembuatan sistem People Development Improvement, penulis memperbaiki atau menambahkan beberapa kriteria di dalam Job Description beberapa jabatan yang didapat dari O*Net online.
  • Ability to utilize software that aids psychological practice in industry.
    • Kemampuan untuk menggunakan software yang membantu praktik psikologi di Industri. Dalam program Internship, penulis berada di bagian HR yang tugas nya yaitu administrasi data-data SDM, seperti Data Telat, dan data Daily Work Card. Dan juga penulis sering menggunakan aplikasi Indeed untuk melakukan Sourcing karyawan baru pada saat proses rekrutmen.
  • Ability to use effective oral and written communication skills as one of foundations in Professional Psychology.
    • Kemampuan untuk menggunakan keahlian komunikasi oral maupun tertulis sebagai salah satu fondasi atau dasar di dalam Psikologi Profesional. Ketika penulis menjalankan program Internship, penulis sering berkolaborasi dengan Supervisor dan Manager HR untuk pengerjaan tugas-tugas.

Soft-skill

  • Collaboration: Sebuah proses di mana pihak-pihak yang melihat aspek berbeda dari suatu masalah dapat secara konstruktif mengeksplorasi perbedaan mereka dan mencari solusi.
  • Critical dan Creative Thinking: Kemampuan untuk mengevaluasi diri dan menganalisa informasi, memperjelas konsep dan ide, mencari kemungkinan, bertindak dan merefleksikan.
  • Applied Management Skills: Kemampuan praktis untuk membangun komunikasi yang efektif dan untuk menunjukkan pekerjaan yang sangat baik melalui perencanaan dan pengorganisasian yang terstruktur dan sistematis.
  • Growth Mindset: Keyakinan bahwa kualitas utama dapat dikembangkan melalui beberapa cara, strategi, dan bantuan dari orang lain.
  • Initiavite: Perilaku yang ditandai dengan memulai sendiri, proaktif dan kegigihan dalam mengatasi hambatan dan kemunduran.
  • Adaptability: Kemampuan untuk membuat tanggapan kognitif, perilaku, dan afektif yang sesuai untuk situasi yang baru.
  • Social Awareness: Kemampuan untuk mengambil perspektif dan berempati dengan orang lain dari berbagai latar belakang dan cerita yang berbeda-beda.

Penuntasan Tugas dan Penanganan Masalah

Departemen Human Resource merupakan departemen yang mengatur segala hal yang berhubungan dengan SDM suatu perusahaan, dari mulai payroll atau penggajian, People Development, hingga rekrutmen. Rekrutmen merupakan salah satu kegiatan yang vital atau penting dalam praktik Departemen HR untuk menarik dan mempekerjakan para pelamar. Dalam program magang ini, penulis diminta untuk menjalankan rekrutmen untuk penambahan karyawan dan penggantian karyawan yang telah keluar di beberapa divisi. Berikut adalah gambaran dari proses rekrutmen yang penulis kerjakan:

Berikut adalah penjelasan mengenai flowchart di halaman sebelumnya:

  1. Masing-masing bagian akan menganalisa kebutuhan man power
  2. Masing-masing bagian akan mengajukan permohonan untuk penambahan karyawan dengan cara mengisi form FPTK (Form Permintaan Tenaga Kerja) ke divisi HR
  3. HR akan memverifikasi FPTK berdasarkan MPP dan atasan yang berwenang
  4. HR akan melakukan sourcing atau pencarian karyawan dengan cara memasang iklan di:
    • Sosial Media (Indeed, LinkedIn, Glints, Jobstreet, dsb)
    • Institusi Pendidikan
    • Pameran / Bursa Kerja
  5. HR mendata pelamar dari tiap metode sourcing sebagai evaluasi keefektifan metode sourcing tersebut.
  6. HR melakukan seleksi awal (by paper) berdasarkan spesifikasi pelamar yang telah ditentukan antara lain:
    • Kompetensi dan Pengalaman
    • Usia
    • Pendidikan

Jika calon karyawan tersebut tidak lolos, maka kembali ke tahapan 4. Jika calon karyawan tersebut lolos, maka dilanjut ke tahapan 7

  1. HR menjadwalkan kegiatan seleksi seperti tes dan interview untuk pelamar yang sesuai dengan kriteria
  2. Jika calon karyawan tersebut melamar ke bagian technical, maka calon karyawan tersebut akan mengikuti tes pengetahuan dan kemampuan teknis. Sedangkan untuk calon karyawan yang melamar ke bagian Non-Technical, maka karyawan tersebut akan mengikuti Interview.

Jika karyawan tersebut tidak lolos maka akan Kembali ke tahapan 4. Jika karyawan tersebut lolos maka akan lanjut ke tahapan 9

  1. HR akan menjadwalkan calon karyawan tersebut untuk psikotes yang dilakukan oleh partner konsultan psikologi. Jika tidak lolos maka akan kembali ke tahapan Sourcing. Jika lolos maka akan lanjut ke tahapan 10.
  2. HR akan meminta calon karyawan tersebut untuk MCU (Medical Check-Up). Jika calon karyawan tersebut tidak lolos maka akan kembali ke tahapan sourcing. Jika calon karyawan tersebut lolos maka akan lanjut ke tahapan 11
  3. HR akan membuat Perjanjian kerja dengan karyawan tersebut.
  4. HR akan menempatkan karyawan tersebut di bagian yang dilamar.
  5. HR dan atasan langsung akan mengevaluasi karyawan tersebut untuk mengukur kinerja karyawan, antara lain:
    • Kompetensi Karyawan
    • Sikap Kerja
    • Kinerja Karyawan
    • Medical Check-Up
  6. HR akan memberikan apresiasi terhadap karyawan tersebut jika penilaian yang dilakukan pada tahapan 13 mendapatkan nilai yang bagus.

Peran penulis pada proses rekrutmen ini adalah:

  1. Membuat dan Menyebarkan Iklan Lowongan Pekerjaan di Indeed dan LinkedIn.
  2. Menyortir dokumen pelamar yang sesuai dengan kriteria dan yang tidak sesuai
  3. Membuat ruangan Google Meeting atau Zoom jika Interview dilakukan secara online, dan menyiapkan ruang meeting jika Interview dilakukan secara offline

Selama penulis menjalankan proses rekrutmen, terdapat beberapa kesulitan yang di rasakan oleh penulis, salah satunya adalah ketika penulis diminta pendapat mengenai kepribadian pelamar tersebut oleh supervisor dan user pada saat interview, tetapi penulis mencoba untuk mengatasi kesulitan tersebut dengan mempelajari kembali teori Big Five Personality untuk menilai kepribadian pelamar tersebut. Dan juga pada saat proses interview, penulis juga kesulitan dalam memahami alur proses kegiatan tersebut, tetapi penulis mencoba untuk mengatasi kesulitan tersebut dengan cara mempelajari SOP atau Sistem Operasional Prosedur secara detail dan berulang-ulang hingga paham.

Kesimpulan

Setelah menjalani 6 bulan kegiatan internship di PT. Pola Proserve Engineering, penulis mendapatkan banyak sekali pengalaman dan pengetahuan mengenai dunia kerja. Mendapatkan posisi Human Resource pada sebuah perusahaan tentunya juga akan meningkatkan kemampuan penulis di bidang psikologi, terlebih ketika penulis mendapatkan kesempatan untuk melakukan Rekrutmen, kemampuan soft skill yaitu Digital Fluency menjadi lebih terasah karena penulis menggunakan sosial media atau aplikasi rekrutmen online seperti LinkedIn dan Indeed untuk mencari karyawan baru tersebut, dan juga dalam pelaksanaan proses rekrutmen, penulis juga mencoba untuk menerapkan teori Big Five Personality Traits untuk menilai bagaimana kepribadian pelamar tersebut.

Kemudian dalam kegiatan penginputan data ke-HRDan, soft skill Digital and Technology Fluency juga sangat berpengaruh terhadap kegiatan tersebut, karena seringkali berkutat dengan program Excel yang sering menggunakan rumus seperti VLOOKUP, Statistical Function, rumus penjumlahan waktu, dan merubah format general menjadi time atau merubah format number menjadi Time.

Dalam kegiatan berkolaborasi dengan HSE yaitu Melakukan Inspeksi 5R dan Penerapan protokol kesehatan COVID-19, soft skill Collaboration dan Social Awareness sangat membantu terhadap kegiatan tersebut karena pada Inspeksi 5R, penulis dituntut untuk mengkomunikasikan temuan 5R tersebut kepada area bagian masing-masing departemen untuk menyelesaikan temuan tersebut, dan pada Penerapan Protokol Kesehatan COVID-19 penulis dituntut untuk selalu mengingatkan dan menegur karyawan yang tidak taat terhadap protokol kesehatan, seperti menggunakan masker, menjaga jarak, mencuci tangan, sehingga soft skill yang penulis sebutkan sebelumnya sangat berpengaruh.