Performance Appraisal dengan 360 Degree Feedback (Pengalaman Internship di RedComm)

Oleh: Viola Krismia Dheasiti

Red Communication Indonesia atau yang dapat disebut juga sebagai RedComm, merupakan sebuah perusahaan creative digital agency. RedComm berdiri pada tahun 2001 yang didirikan oleh Damon Hakim selaku Chief Executive Officer. Saat ini RedComm terletak di Jalan Tanah Abang II, Petojo Selatan, Gambir, Jakarta Pusat. Selama kurang lebih 20 tahun berdiri, RedComm telah dipercayai oleh sejumlah merek dari para pemimpin pasar nasional hingga perusahaan-perusahaan Fortune 500, menciptakan pemasaran digital melalui berbagai bentuk yang meliputi website, marketing, microsite, social media, search engine marketing, performance marketing, content marketing, viral video ad, digital campaign, digital PR atau online marketing.

RedComm memberikan service dibidang creative, marketing, branding, hingga advertising kepada brands yang ingin memperluas market share mereka melalui media komunikasi digital. Creative digital agency menjadi perusahaan yang diminati generasi milenial dan gen-Z. Seperti yang kita ketahui, creative digital agency memiliki company culture yang berbeda sehingga cocok dengan anak muda, memiliki jam kerja yang fleksibel, dan dapat mengembangkan karier kreatif, mereka.

 

 

RedComm terus memberikan inovasi kreatif, konten terbaru, dan ide yang berkualitas untuk industri periklanan. Hingga saat ini, karyawan RedComm telah mencapai kurang lebih 180 orang dan telah meraih beberapa penghargaan seperti Top 5 Agency Best Of Culture 2018, Independent Agency Of The Year 2018, Independent Agency Of The Year 2019, Independent Agency Of The Year 2020, dan Digital Agency Of The Year 2020.

RedComm memiliki visi dan misi sebagai berikut,

Visi:

The Leading Indonesian Digital Agency, That Stands Out in Asia By Winning Awards for Its Creativity and Effectiveness”

Misi:

“Building a digital agency driven by a passionately creative team in a family environment serving respectful brand owners with strong digital strategy wrapped in unique execution in pursuit of maximum impact”.

RedComm telah memegang lebih dari 100 klien, diantaranya adalah Uniqlo, Samsung, Pepsi, Lays, Nivea, Grab, Line, BCA, Mizone, Yamaha, YouTube, Kit Kat, Bebelac, Chitato, Biore Men’s, dan yang lainnya.

Sumber: https://www.redcomm.co.id/who-and-why

Sebagai agensi digital, RedComm berkomitmen untuk bekerja sama dalam memenuhi keinginan brand akan campaign social media strategy atau performance marketing. Layanan yang diberikan RedComm antara lain sebagai berikut:

360 Integrated Digital Marketing

Integrating comprehensive expertise for your moon-shot brand goals.

Dalam koneksi dunia, perpaduan antara strategi berbasis data dengan iklan bermateri konstual budaya menjadikan kampanye pemasaran digital yang efektif. Dengan ratusan ahli analis data, kreatif, hingga spesialis media digital dari RedComm dapat membantu berbagai brand dalam memperluas, memperkuat dan memenangkan pasar baru dalam kampanye yang dikemas secara unik, dan menginpirasi. RedComm selalu berusaha untuk menciptakan kreatifitas yang paling efektif dan efisien yang mengarah pada pemasaran digital yang sukses.

Social Media Activation and Management

Making brands socially engaging.

Media sosial membutuhkan lebih dari sekedar visual, foto, maupun copywriting yang menarik. Hal itu diperlukan untuk menyampaikan tujuan brand. RedComm dapat membantu dan merancang brand dalam memanfaatkan sosial media bukan hanya sekedar media saja, tetapi menjadikan sosial media lebih menarik. Dengan menggunakan social content performance tracker, setiap konteks akan diberi tanda dan diukur untuk melihat peningkatan berkelanjutannya.

Social-Drive Content Creation

Stories that sparks conversations. “There’s no amount of technology that can save a bad story”.

Tim RedComm tidak hanya membuat konten yang diperbarui, namun selalu membuat konten baru yang menarik. Dengan kemampuan multi-format, multi-channel production capabilities, tim penulis, fotografer, animator, videografer, dan sinematografer RedComm dapat mengemas brand dengan karakteristik asli dan menarik.

Digital Assets Production

Designing experience that not only informs but transforms.

Berawal dari pengalaman yang tidak terlalu bergantung pada teknologi tetapi lebih pada strategi. RedComm membantu brand menciptakan ekosistem yang menghasilkan pengaruh brand dan bisnis melalui web atau aplikasi yang terintegrasi dengan kisah dan tujuan brand.

Digital Media Planning and Buying

Fish where the fish are.

Dampak akan dicapai ketika pesan dapat tersampaikan dengan konteks, dan waktu yang tepat. Maka dari itu, dengan strategi presisi media RedComm dapat menyampaikan pesan brand ke penonton.

Data and Insights analysis

Data-driven intelligence for always-evolving iteration.

Di era persaingan saat ini, visibilitas informasi hampir secara real time menjadi leverage bisnis yang penting. Tim data scientist dan technologist RedComm tidak hanya memberikan laporan kinerja regular tetapi dapat memberdayakan brand dengan business dashboard khusus. Sehingga selalu memberikan akses informasi untuk keputusan bisnis yang lebih cepat dan tepat.

 

 

Kesesuaian dengan Learning Plan

Posisi penulis selama melaksanakan praktek magang di RedComm adalah sebagai Human Resources Operation Intern. Penulis bekerja dari hari Senin – Jum’at, dimulai dari pukul 10.00 – 18.00 WIB. Penulis memulai masa intern dari 6 Juli 2020 – 29 Januari 2020, yang kurang lebih berjalan selama tujuh bulan. Human Resources Operation Intern adalah bagian opersional dalam RedComm yang bertanggung jawab terkait database dan proses administrasi karyawan, dari awal karyawan bergabung ke perusahaan hingga karyawan keluar dari perusahaan. Job description penulis sebagai berikut:

  1. Melengkapi berkas dan informasi karyawan saat karyawan bergabung.
  2. Melengkapi data ulang tahun karyawan.
  3. Mempersiapkan kehadiran karyawan di database seperti annual leave, remote working, dan lain-lain.
  4. Membuat form performance appraisal.
  5. Melakukan rekapitulasi performance appraisal.
  6. Melengkapi online database system.
  7. Membuat employee agreement berdasarkan performa karyawan.

Job position dan job description yang sesuai dengan learning plan yang dilakukan penulis selama menjalani magang di RedComm sebagai berikut:

Melengkapi berkas dan informasi karyawan saat karyawan bergabung.

Karyawan baru akan mengirimkan kelengkapan data dirinya dan tugas penulis adalah melengkapi berkas dan informasi ke dalam database terkait karyawan yang baru bergabung di RedComm. Kelengkapan berkas tersebut seperti softcopy kartu tanda penduduk, softcopy kartu keluarga, softcopy NPWP, softcopy ijazah, softcopy surat referensi kerja, softcopy buku rekening, softcopy buku nikah, softcopy akte kelahiran, softcopy foto diri, dan lain sebagainya. Selanjutnya penulis melakukan pembaharuan pada data ulang tahun karyawan.

Mempersiapkan kehadiran karyawan di database seperti annual leave, remote working, dan lain-lain.

Pemberitahuan kehadiran karyawan akan muncul melalui email maupun RedHub. Penulis melakukan rekapitulasi ke database terkait kehadiran karyawan yang mengambil annual leave, cuti pengganti, remote working, dan lain sebagainya.

Melakukan rekapitulasi performance appraisal.

Rekapitulasi juga dilakukan penulis pada performance appraisal karyawan dengan menggunakan metode Key Performance Indicator dan 360-degree feedback. Penulis juga mempersiapkan administratif yang dibutuhan pada performance appraisal seperti membuat daftar nama karyawan yang akan dinilai dan yang akan mengisi penilaian, dan juga membuat google form yang akan disebar ke karyawan yang akan mengisi penilaiannya. Setelah itu, hasil rekapitulasi performance appraisal di masukan ke dalam RedHub.

Melengkapi online database system.

RedComm memiliki halaman website bernama RedHub untuk menunjang segala aktivitas dan menyediakan informasi terkait data karyawan. Penulis melengkapi data terkait informasi karyawan seperti general information, personal information, performance information, dan exit information untuk dimasukan ke dalam RedHub. General information berisi informasi umum karyawan terkait nama, NIP, gender, job title, division, grade, join date, dan employee status. Sedangkan personal information berisi informasi pribadi karyawan terkait NIK, alamat rumah, tempat tanggal lahir, status pajak, ID BPJS, nomor telepon, dan lainnya. Selanjutnya performance information yang berisi hasil dari performance evaluation, promotion evaluation, mutation, hingga warning letter. Yang terakhir adalah exit information yang dilengkapi ketika karyawan telah resign dari RedComm.

Membuat employee agreement berdasarkan performance appraisal.

Penulis membuat kontrak kerja karyawan berdasarkan dari hasil performance appraisal karyawan, kontrak kerja karyawan yang dibuat seperti Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Selain itu, penulis juga membuat surat pengangkatan tetap, surat mutase, surat promosi, dan surat referensi.

 

Soft-skills

Penerapan soft skills yang dilakukan penulis selama menjalani magang di RedComm sebagai berikut:

Self Management

Menurut Edelson dalam (Anjani, Arumsari, & Imaddudin, 2020) self management adalah sebuah terminologi psikologis untuk menggambarkan proses pencapaian kemandirian (personal autonomy). Dalam menyelesaikan pekerjaan atau dalam melakukan suatu hal sangat dibutuhkan self management. Self management ini berguna untuk membantu dalam menyelesaikan pekerjaan atau menyelesaikan suatu hal dengan maksimal. Penulis harus dapat meningkatkan kemandirian dengan mengelola diri sendiri, bertanggung jawab, dan melakukan perencanaan pada kegiatan yang akan dikerjakan.

Team Work

Dalam menjalankan pekerjaan yang dilakukan, penulis membutuhkan bantuan antar sesama dari tim. Team work meurpakan kelompok yang usaha-usaha individualnya, menghasilkan kinerja lebih tinggi daripada junlah masukan individual (Robbins & Judge, 2014). Kerjasama dari tim ini dapat terwujudkan dengan baik ketika penulis dapat bekerja bersama tim demi menuju tujuan bersama.

Communication

Komunikasi merupakan suatu proses pertukaran informasi oleh dua orang atau lebih yang melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya secara bergiliran akan saling mengerti (Rogers & Kincaid, 1981). Dengan komunikasi dapat mengutarakan pesan, ide, maupun gagasan ke orang lain. Dalam menjalankan pekerjaannya, penulis tidak terlepas dari komunikasi dengan para karyawan.

Intiative & Enterprise

Intiative  & enterprise merupakan kemampuan individu untuk memulai dan menindak lanjuti rencana atau tugas dengan semangat dan tekad yang kuat. Sehingga ketika memulai suatu project dan dapat menyelesaikannya dengan maksimal.

Problem Solving & Decision Making

Banyaknya masalah didalam kehidupan dapat memunculkan pikiran-pikiran negatif. Hal ini dapat menimbulkan kecemasan, hingga stres. Problem solving & decision making diperlukan supaya penulis dapat melihat suatu masalah yang terjadi sehingga dapat melakukan analisa untuk memecahkan masalah yang ada.

Planning & Organizing

Dengan merencanakan setiap aktifitas, mengelompokan kegiatan dan tugas dapat membantu kita mencapai tujuan dengan baik. Sehingga penulis dapat mengatur tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut.

Project

Human Resources merupakan departemen yang melakukan berbagai pekerjaan atau fungsi untuk mendukung strategi yang dipetakan oleh perusahaan. Terdapat Human Resource Operation yang merupakan bagian dari departemen Human Resources, mengacu pada layanan yang disediakan untuk fungsionalitas sehari-hari terkait sumber daya manusia, maupun layanan administrasi, dan manajemen hubungan karyawan. Hal ini ada untuk mendukung manajemen dan karyawan dalam aktivitas bisnis sehari-hari, dan penting untuk memenuhi tujuan keberhasilan perusahaan.

Performance merupakan hal penting dalam perusahaan untuk menjadi pendukung keberhasilan perusahaan. Tentunya dengan harapan, semakin bagus kinerja karyawan maka produk atau pelayanan semakin berkualitas dan keuntungan akan semakin lebih besar dari perusahaan kompetitor (Voslovan, 2012). Untuk menentukan seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan dan memastikan memiliki hasil yang efektif, maka diperlukan performance appraisal. Human Resources juga bertanggung jawab untuk membuat dan meninjau performance appraisal.

Secara umum, performance appraisal digunakan untuk membuat keputusan administratif, kenaikan gaji atau promosi, memberikan feedback untuk pengembangan karyawan, mengevaluasi program sumber daya manusia, dan untuk tujuan dokumentasi lainnya seperti dokumentasi peringkat kinerja untuk keputusan berdasarkan peringkat tersebut. Perusahaan mampu mengoptimalkan kompetensi karyawan untuk tercapainya tujuan perusahaan dan karyawan akan termotivasi untuk berkinerja lebih baik lagi. RedComm terus mengembangkan inovasi dan penjagaan kualitas dari setiap produk dan jasa yang ditawarkan, yang mana membutuhkan karyawan berkualitas yang dapat mempertahankan hal tersebut.

RedComm telah menjalankan performance appraisal terhadap para karyawan dengan menggunakan metode Key Performance Indicators (KPI) dan 360-degree feedback untuk melakukan performance appraisal. Metode Key Performance Indicator (KPI) merupakan ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi (Banerjee & Buoti, 2012). KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Sedangkan, metode penilaian 360-degree feedback merupakan penilaian kinerja yang bersumber pada penilaian berdasarkan perilaku seseorang, karyawan mendapatkan penilaian yang dikumpulkan dari lingkup terdekat karyawan seperti atasan, rekan kerja, bawahan, dan anggota lain suatu tim proyek, client, maupun supplier (Karmawidjadja, 2007). Melalui metode penilaian 360-degree feedback dapat memperoleh feedback dari berbagai sumber yang tentu akan lebih objektif, dan dapat mengurangi risiko terjadinya diskriminasi dalam performance appraisal (Widya, 2004).

Penulis melihat dengan penggunaan metode KPI dan 360-degree feedback dapat meningkatkan kesadaran karyawan akan kinerjanya dan pengaruhnya terhadap keberhasilannya maupun perusahaan. RedComm terus mengembangkan inovasi dan penjagaan kualitas dari setiap produk dan jasa yang ditawarkan, sehingga membutuhkan karyawan berkualitas yang dapat mempertahankan hal tersebut. Dengan adanya performance appraisal, karyawan dapat mengetahui seberapa baik mereka melakukan pekerjaannya, dan dapat membuat perencanaan maupun target-target pencapaian kinerja karyawan untuk masa yang akan mendatang.

Penuntasan Tugas dan Penyelesaian Masalah

Mengutip Thornton III dan Rupp di buku Assessment Centers In Human Resource Management setiap organisasi membutuhkan prosedur untuk mengevaluasi kemampuan kerja karyawan. Dalam praktiknya terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menjalankan performance appraisal menggunakan metode Key Performance Indicator (KPI) dan 360-degree feedback.

Moeheriono (2012) mengatakan dalam merumuskan KPI sebaiknya memenuhi kriteria SMART-C yaitu (1) specific, KPI harus detail dan fokus pada tujuan indikator dibuat, (2) measureable, KPI yang dirancang harus dapat diukur baik secara kuantitatif maupun kualitatif, (3) achievable, KPI dapat mencapai target dan bermanfaat, (4) relevant, KPI yang ditetapkan harus sesuai dengan tujuan utama perusahaan, (5) time bounded, memiliki batas waktu pencapaian, (6) continuously, KPI yang dirancang dapat menyesuaikan perkembangan dan perubahan strategi perusahaan.

Lepsinger, Antoinette, & Lucia (1997) menjelaskan beberapa tahapan dalam pelaksanaan performance appraisal menggunakan metode 360­-degree feedback. Pada tahapan pertama melakukan pengembangan kuesioner yang digunakan harus memuat pertanyaan-pertanyaan dengan menggunakan sistem skala 1 sampai 5. Lalu selanjutnya adalah tahap memastikan kepercayaan partisipan terhadap hasil feedback yang didapatkan. Tahap selanjutnya menyediakan pelatihan atau orientasi karena dalam metode penilaian 360-degree feedback melibatkan satu atau lebih responden dari berbagai divisi dalam perusahaan. Tahap selanjutnya lagi diperlukan pengawasan dalam kuesioner feedback dengan mencantumkan instruksi sehingga mencegah kesalahpahaman. Lalu tahap terakhir adalah menganalisis data dengan mengolah hasil penilaian sehingga mendapatkan penilaian rata-rata.

RedComm melakukan performance appraisal pada periode tertentu terhadap setiap karyawannya. Yang pertama dilakukan saat karyawan telah bergabung di perusahaan selama 3 bulan. Karyawan yang telah mendapatkan hasil performance appraisal 3 bulan akan melakukan 1 on 1 dengan atasannya. Dalam hal ini karyawan akan diberikan ruang untuk perbaikan sehingga dapat mengembangkan kinerja dan mendapatkan hasil yang lebih baik untuk performance appraisal selanjutnya. Yang kedua dilakukan saat karyawan telah bergabung di perusahaan selama 6 bulan. Ini merupakan masa untuk mengakhiri status kontrak tertentu karyawan. Jika mendapatkan hasil yang bagus, maka karyawan dapat terbebas dari kontrak tertentu. Selanjutnya yang ketiga dilakukan saat annual. Karyawan dapat melihat sejauh mana kinerja selama satu tahun belakangan ini. Hal ini juga menentukan kenaikan gaji yang akan didapatkan.

HR Operation bertanggung jawab pada proses administratif dalam berjalannya performance appraisal di perusahaan. Penulis turut mengerjakan beberapa proses untuk menjalankan performance appraisal ini. Dalam mengerjakanya penulis membantu membuat list nama karyawan yang akan mendpatkan dan mengisi performance appraisal. Setelah itu penulis membuat google form untuk disebar kepada karyawan yang akan mengisi. Selanjutnya penulis melakukan rekapitulasi pada penilaian yang telah terisi.

Untuk memastikan pekerjaan ini dapat terselesaikan tepat waktu maka penulis harus memiliki manajemen diri yang baik. Dengan manajemen diri yang baik dapat menyeimbangkan antara peran dan tugas atau tanggung jawab dari perusahaan (Nuvitasari, 2015). Namun, dalam pengerjaannya penulis terkadang mengalami masalah seperti kesalahan dalam mengirimkan link google form, hingga waktu yang terbatas untuk melakukan rekapitulasi dikarenakan lamanya karyawan mengisi. Dibutuhkan problem solving yang merupakan upaya untuk mengatasi masalah atau hambatan yang menghalangi. Problem solving juga membutuhkan strategi untuk mengidentifikasi masalah yang menghambat pencapaian tujuan. Strenberg & Sternberg (2012) dalam buku Cognitive Psychology menjelaskan strategi problem solving yang disebut The Problem-Solving Cycle. Strategi ini berbentuk siklus dikarenakan ketika suatu masalah terselesaikan, seringkali akan timbul masalah baru sehingga langkah-langkahnya berulang kembali.

(Sumber: Bina Nusantara University)

Strategi yang pertama adalah problem identification. Masalah dapat terjadi karena kenyataan yang tidak berjalan sesuai harapan. Dalam hal ini, penulis harus mengetahui masalah yang sedang dihadapai dan dapat memahami keberadaan permasalahan tersebut. Strategi kedua adalah definition of problem, penulis mengetahui secara jelas permasalahan dan dapat menentukan penyebab utama dari permasalahan. Strategi ketiga yaitu constructing a strategy for problem solving, penulis menyusun rencana kegiatan yang dilakukan dan mencari solusi artenatif. Dalam penyusunan rencana kegiatan ini harus memikirkan dan menyiapkan banyak cara. Tidak semua rencana diawal akan berjalan dengan baik sesuai harapan maka dibutuhkan rencana berikutnya untuk mengatasi kegagalan sebelumnya.

Selanjutnya strategi keempat adalah organizing information about a problem, dalam hal ini penulis mengumpulkan sejumlah fakta terkait sebab dan akibat dari masalah yang terjadi. Strategi kelima adalah allocation of resources, pada tahap ini penulis mengimplementasikan rencana kegiatan untuk menyelesaikan masalah. Strategi keenam adalah monitoring problem solving, dalam pengimplementasian rencana kegiatan, penulis juga memastikan proses berjalanannya. Sejauh mana rencana kegiatan tersebut berjalan dengan baik. Jika tidak berjalan dengan baik maka harus menjalankan rencana lainnya. Strategi terakhir adalah evaluating problem solving, saatnya penulis melakukan evaluasi pada setiap rencana atau solusi alternatif yang ada. Lalu memilihnya secara bijak dengan mempertimbangkan segala kebaikan dan keburukan yang akan dihasilkan.

Kesimpulan

Penulis melakukan enrichment program berupa magang (internship) yang telah dilaksanakan selama tujuh bulan, terhitung dari tanggal 6 Juli 2020 hingga 29 Januari 2021 dan bertempat di RedComm. Selama melaksanakan kegiatan magang, penulis berperan sebagai HR Operation Intern. Penulis memperoleh berbagai ilmu, dan pelajaran selama melaksanakan kegiatan magang. Penulis dapat memahami tugas yang dikerjakan oleh human resource khususnya HR Operation. Secara garis besar, HR Operation melakukan proses administratif pada karyawan. Proses administrasi ini tampak sederhana, akan tetapi jika sistemnya tidak diatur sejak awal dapat merusak dan mengganggu operasional perusahaan.

HR Operation juga berperan dalam proses pengerjaan performance appraisal. RedComm menggunakan metode Key Performance Indicator (KPI) dan 360-degree feedback. Performance appraisal ini memudahkan perusahaan untuk membuat keputusan yang baik. Selain itu, karyawan juga mendapatkan evaluasi terkait kinerja dan produktifitasnya. Karyawan bisa melakukan perbaikan, peningkatan kinerja serta prestasi pada masa yang akan datang. Dengan dilakukannya performance appraisal akan memperoleh sebuah gambaran yang menjadi kekuatan maupun kelemahan dari karyawan saat bekerja. ( Viola Krismia Dheasiti; Faculty Supervisor: Dr. Juneman Abraham )

 

 

 

 

 

 

Juneman Abraham