Mengenal Lebih Jauh Fasilitas Microsoft Office melalui Pelatihan: “Learning, Assessment, and Collaboration Using Office 365” 

Tahukah Anda kalau sebagai mahasiswa dan dosen Universitas Bina Nusantara (BINUS) kita mendapatkan fasilitas gratis berupa “Microsoft Office 365”? Microsoft Office 365 ialah sekumpulan aplikasi yang bisa membantu proses pekerjaan dosen dan mahasiswa. Beberapa aplikasi yang populer antara lain Microsoft Word, Power Point dan Calendar. Dosen dan mahasiswa BINUS hampir pasti pernah menggunakan tiga fitur tersebut. Saya pribadi biasa menggunakan aplikasi tersebut untuk kepentingan pribadi, misalnya: menulis artikel jurnal, proposal penelitian, menulis soal, mengolah data penelitian, membuat bahan perkuliahan dan lain sebagainya.

Akan tetapi, sebetulnya masih banyak lagi aplikasi yang tersedia, misalnya Microsoft Class Notebook, Form, Sway dan fitur One Drive. Selain itu, penggunaan aplikasi microsoft office memungkinkan dosen dan mahasiswa untuk berkolaborasi secara real-time. Jadi, aplikasi Microsoft Office sangat bisa digunakan untuk mendukung proses belajar mengajar di luar kelas, terutama dalam mode GSLC alias guided self-learning class dan bimbingan skripsi atau magang.  Pelatihan yang saya ikuti dipandu oleh Bapak Dave Mangindaan selaku instruktur.

Materi pertama yang dibahas adalah fitur Calendar. Sebagai karyawan BINUS, fitur ini sudah biasa digunakan, sehingga tidak dibahas begitu dalam. Instruktur menjelaskan cara membuat event di Calendar dan mengundang peserta untuk mengikuti event tersebut. Beliau juga menjelaskan cara menerima undangan dan memberikan tanggapan. Dalam keseharian sebagai dosen, aplikasi ini sangat terpakai untuk mengundang rapat maupun informasi bimbingan dengan mahasiswa.

Materi selanjutnya yang dibahas ialah Microsoft Word online. Kelebihan dari Word online adalah bisa mengerjakan satu file secara kolaboratif. Fitur yang tersedia, mirip dengan kompetitornya, yaitu google docs. File yang dikerjakan dapat dibagikan ke orang lain. Keunggulan Microsoft Word yang tidak ada di google docs adalah: bisa membagikan link yang hanya bisa diakses sebatas perusahaan. Jadi, kita bisa membuat link yang hanya bisa dibuka oleh orang-orang yang memiliki email BINUS.

Materi berikutnya ialah materi yang paling menarik perhatian saya, yaitu Microsoft Sway. Instruktur menjelaskan bahwa Sway pada dasarnya mirip dengan blog. Dosen dapat menuliskan informasi di Sway yang bisa dibaca oleh mahasiswa atau dosen lain. Jadi, kalau sudah familiar dengan WordPress atau Blogspot, maka akan mudah membuat posting Sway. Microsoft Sway berbeda dengan blog dalam beberapa hal. Pertama, posting Microsoft Sway hanya dapat dilihat oleh orang yang mendapatkan akses dari pembuat post. Jadi, beda dengan blog yang memiliki archive dan memiliki akses terbuka. Kedua, interface post microsoft Sway lebih interaktif daripada blog. Sebagai contoh, silakan lihat Sway yang saya buat dalam pelatihan: contoh Sway. Saya terpikir untuk menggunakan Sway sebagai sarana membagikan pengumuman untuk mahasiswa saya. Kali ini, saya membuat Sway yang menjelaskan mengenai tata cara bimbingan skripsi khusus untuk mahasiswa bimbingan skripsi saya. Saya membuka akses Sway bagi siapa pun yang memiliki link, sehingga bisa dibaca juga oleh pembaca tulisan ini.

Terakhir, saya mempelajari fitur Form, yang bisa digunakan untuk membuat survey atau kuis. Setelah mempelajari fitur ini, saya terpikir untuk membuat kuis secara online. Kelebihan dari kuis online yang dibuat menggunakan form ialah: dosen dan mahasiswa bisa langsung melihat hasil kuis. Menarik bukan? Setelah mencoba praktek fitur-fitur di atas, para peserta dipersilakan mengakses materi dari situs https://preview.education.microsoft.com/course/424102ca/overview. Di akhir sesi, peserta diminta mengerjakan kuis dan diwajibkan mendapatkan skor 80% ke atas. Saya berkesempatan mengerjakan 4 modul. Jika skor kuis sudah memenuhi syarat, maka akan mendapatkan semacam transkrip nilai, seperti berikut ini.


TranGambar: Transkrip Training

 

Pelatihan kali ini memberikan saya beberapa ide untuk memanfaatkan aplikasi Microsoft 365 untuk proses belajar-mengajar serta bimbingan. Aplikasi Microsift 365 tersebut dapat digunakan secara berdampingan dengan Binusmaya, aplikasi manajemen kelas dari Binus. Ide yang sudah terpikirkan antara lain: 1) Membuat soal kuis dengan Microsoft Form, 2) Memberikan tugas kelompok dan meminta mahasiswa mengerjakannya di Microsoft Word online dan share link ke dosen, 3) Memberi komentar pada mahasiswa skripsi/magang  di Microsoft Word online. Setelah membaca artikel ini, ide apa yang terpikir mengenai pemanfaatan Microsoft Office 365? Saya akan senang membaca komentar Anda!

Artikel ini dibuat oleh:

Pingkan C. B. Rumondor, Dr. Muhammad Nanang Suprayogi, Christiana Sidupa sebagai latihan di Pelatihan Microsoft “Learning, Assessment, and Collaboration Using Office 365” pada 21 Juni 2019.

Pingkan C. B. Rumondor
  1. A hea